اصول سرپرستی در سازمان
فصل اول: اصول سرپرستی در سازمان
سرپرست چیست و سرپرست کیست؟
بنا بر تعریف، سرپرست به کسی اطلاق می‌گردد که دیگران را هدایت و اداره می‌کند و در سازمان برخلاف سایر رده‌های مدیریتی افراد غیرمدیر را اداره می‌کند. در فرهنگ آمریکایی از سرپرست به عنوان پیشرو نام برده می‌شود.
و در متون فارسی سرپرست مترادف، با سرور، بزرگ و رئیس می‌باشد و سرپرست به معنای مواظبت ریاست و سروری است.
فعالیت های مدیریتی سرپرستی:
الف) نقش‌های سرپرستی:
1- سرپرست در این جایگاه به عنوان حلقه اتصالی بین مدیریت و کارگران می‌باشد:
1. سرپرست به عنوان فرد رابط
2. سرپرست به عنوان نماینده مدیران: این نقش در موقعیتی که سرپرست به عنوان نماینده مدیریت عالی یا میانی کارفرما روبرو و یا مافوق کارگران قرار می‌گیرد.
3. سرپرست به عنوان نماینده کارگران: سرپرست به عنوان سخنگو و نماینده کارگران خواسته‌های آنها را با مقامات بالا مطرح می‌کند.
4. سرپرست به عنوان حاشیه نشین: در این موقعیت سرپرست نقش کارگری را دارد که فقط اسم سرپرست را به یدک می‌کشد.
5. سرپرست به عنوان متخصص: مانند دیگران سرپرستان مورد اقبال و اکرام قرار می‌گیرد و از نظرات آن در تنظیم روابط انسانی و خط تولید بهره گرفته می‌شود.
ب) وظایف سرپرستی:
وظایف سرپرستی از منظر صاحب نظران در پنج قلمرو وظایف مدیران دسته بندی می‌گردد. که عبارتند از:
1. برنامه‌ریزی
2. سازماندهی
3. کارگزینی
4. رهبری
5. کنترل
مهارت های مورد نیاز سرپرستی:
1. مهارتهای فنی
2. مهارتهای انسانی
3. مهارتهای اداری
4. مهارتهای تصمیم گیری و حل مسأله
عوامل مؤثر بر موفقیت سرپرستان:
1. تمایل و توانایی به تفویض
2. استفاده مناسب از اختیار
3. تعیین یک الگوی خوب
4. بازشناسی تغییر در نقش
5. تمایل به ایفای نقش سرپرست
ماهیت تغییرات محیط سرپرستان
محیط سرپرستان براساس سبک زندگی منابع مادی و انسانی اطلاعات در دسترس شرایط کار فن آوری و وضعیت فرهنگی به سرعت در حال تحول است.
تأثیرات برخی تغییرات بر سرپرستی
1. تغییرات در اطلاعات قابل دسترسی
2. ضرورت تغییرات دیدگاهی نسبت به محیط کار سرپرستی
3. تغییر در ترکیب نیروی کار

فصل دوم: مسئولیت، قدرت و اخلاق سرپرستی
تعریف اخلاق و مسئولیت
اخلاق گاهی به معنای خلق و خوی عادت و مزاج به کار می‌رود. معنای دیگر نیز از آن تحت تعبیر حسن و قبح و خوبی و بدی رفتار نیز مطرح می‌گردد.
انواع اخلاق عبارتند از:
1. اخلاق فردی
2. اخلاق شغلی
3. اخلاق سازمانی
4. اخلاق اجتماعی
اخلاق در محیط کار:
اخلاقیات، استاندارد و اصول راهنمایی هستند که بر رفتار افراد و یا گروهها حاکمیت دارند. این اصول و استانداردها نتیجه ارزشها مراودت و تعاملات طولانی است که توسط بشر پیشین به بشر امروز انتقال یافته است.
اداره اخلاق کارکنان:
ابتدا: باید مسأله شناسایی گردد.
دوم: برخورد با کارمند مختلف
سوم: پیروی از نظام انضباطی مقرر شده
سرپرستان چه نوع قدرت هایی می‌توانند به کار گیرند
قدرت، توانایی به کارگیری دیگران در پاسخ به برنامه‌ها و وظایف سازمانی است. به عبارت دیگر قدرت توانایی فرمان دادن و به کارگیری دیگران برای آنچه که می‌خواهیم است.
منابع قدرت بین شخص:
1. قدرت پاداش: توانایی فرد جهت نفوذ در دیگران از طریق پرداخت پول ارتقاء مقام
2. قدرت شخصی: عبارتند از نفوذ در دیگران از طریق مهارتهای تخصصی دانش و استعدادها
3. قدرت مرجعیت: قدرت نفوذ در دیگران به واسطه داشتن پایگاهی خاص و مشروعیت کامل در نزد آنها
4. قدرت قانونی یا پست مقام: عبارتند از اختیاراتیست که پست رسمی به فرد یا مدیریت سازمان می‌دهند.
5. قدرت اجبار: عبارتند از نفوذ در دیگران از طریق تنبیه آنها به واسطه انجام کارهای نادرست
استفاده نادرست از قدرت
مدیران می‌توانند قدرت خود را به طور نادرست به کار برند چنانچه سرپرستان می‌توانند از زیردستان برای رسیدن به خواسته‌ها خودپسندانه خود استفاده کنند همچنین قدرت و مقام می‌تواند برای اهداف نادرست به کار رود.
استفاده مؤثر از قدرت در نقش‌های مدیریتی
در رابطه با ایجاد قدرت و استفاده مؤثر از آن در نقش‌های مدیریتی پیشنهاداتی مطرح است که البته بکارگیری آنها در هر شرایطی امکان‌پذیر نیست.
اختیار نفوذ و سیاست سازمانی
قدرت از اختیار نفوذ اجتماعی جداست اصولاً قدرت به معنای اعمال نفوذ در دیگران بوده اما نفوذ عبارتند از اعمالی که بطور مستقیم یا غیرمستقیم باعث تغییر در رفتار یا نظرات دیگران می‌شود.
اخلاق و قدرت
استفاده از قدرت خود بطور مشروع و اخلاقی عبارتند از:
• شناختن افراد ذینفع خارجی (سهامداران) و قدرت آنها و همچنین خواسته آنها در هر فعالیت و طرح سازمانی
• شناساندن حقوق کارکنان و الزامات و محدودیتهای سازمان برای کارکنان
• استفاده از اصول اخلاقی از قبیل، عدالت، برابری، مساعدت و احترام کارکنان در موقعیتهای تضاد و وجود مشکلات.
• اطمینان از رسیدگی به شکایات و مطلع بودن کارکنان از این رویه‌ها.
انتخاب تاکتیک‌های نفوذی: موارد و عوامل انتخابی
عوامل انتخابی متأثر از عوامل زیر است:
• مدیران چه منابع قدرتی دارند و تا چه حد در استفاده از تاکتیکهای مختلف مهارت دارند.
• آیا مدیر تلاشهای نفوذی نوینی را انجام می‌دهد و یا از تلاشهای قبلی پیروی می‌کند؟
• آیا در مواردی که تاکتیکهای نفوذی به هم پیوسته باشند، احتمال مقاومت وجود دارد؟

فصل سوم: سیر تحول نظریه‌های مدیریت و سرپرستی
تقسیم سیر تفکر انسان بر مبنای شرایط فرهنگی، اجتماعی، اقتصادی و سیاسی پدیده ای اختیاری است که صاحبنظران براساس تلقی‌های خود به آن می‌پردازند.
ویژگی‌های مهم این سه دوره به شرح ذیل است:
الف) دوره پیش نوین گرایی:
ارتباطات به صورت رودررو، سازمانهای کوچک، ساختار ساده، مرزهای مبهم بودند و سازمانها تمایل چندان زیادی به رشد و توسعه از خود نشان نمی‌دانند. به طور کلی این دوره به دو دوره: 1- تمدنهای کهن یا قدم و 2- قرون وسطی یا دوران فترت تقسیم می‌شود.
قرون وسطی یا فترت: در این دوره بشر در قالب نظام ارباب رعیتی و فئودالیسم تا حدودی به اشاعه افکار اداری کمک نموده است.
ب) دوره نوین گرایی:
دوره نوین گرایی شامل چند دوران است:
1- انقلاب صنعتی: از ویژگی‌های این دوران:
1. دوران آگاهی اداری
2. قرن نوزدهم و ظهور اندیشه‌های مدیریت
2- قرن بیستم و آغاز جنبشهای منظم مدیریت:
علمی ترین دیدگاه‌های مدیریت منظم عبارتند از:
1. نظریه کلاسیک‌ها
2. نظریه نئوکلاسیک‌ها
3. نظریه‌پردازان علوم رفتاری
4. نهضت نوین مدیریت
ج) دوران پسانوین گرایی:
تئوری‌های پسا نوین گرایی بر کاهش بوروکراسی، عدم تفکیک کار و یکپارچگی تأکید دارد، و بر شیوه‌های شهودی و مشارکت زیر دستان در تصمیم گیری، تفکر ترکیبی، و مطالعه پدیده‌ها نمادین در کنار پدیده‌های مشاهده تأکید دارند.
سازمانهای پست مدرن برخلاف سازمانهای مدرن به بوروکراسی کمتر، یکپارچگی بیشتر و انعطاف در ساختار گرایش دارند. به طور کلی عصر پسا نوین گرایی عصر فن‌آوری، اطلاعات پرشتاب، تحول و تغییر در کلیه شئونات زندگی و سازمان توجه به نیازهای روانی انسان (و نه نیازهای فیزیولوژیکی)، انتقال اطلاعات، تبدیل جهان به یک دهکده، تأکید بر دانش به عنوان عامل اصلی ثروت و قدرت کشورها، تأکید عمده این دوره بر تفکر شهودی است عصر پسانوگرایی به سال 1990 تاکنون برمی‌گردد و دیدگاه های زیر را پوشش می‌دهد.

بخش دوم: وظایف سرپرستی و تنظیم برنامه‌ها

فصل چهارم: خلاقیت و نوآوری
فصل پنجم: تصمیم گیری و حل مسأله
فصل ششم: برنامه ریزی

فصل چهارم: خلاقیت و نوآوری
تعاریف خلاقیت و نوآوری:
خلاقیت به مفهوم به کارگیری تواناییهای ذهنی برای ایجاد یک فکر یا مفهوم جدید است. اما نوآوری بیشتر به مفهوم به کارگیری ایده‌های نوینی ناشی از خلاقیت است که می‌تواند یک محصول جدید، خدمت تازه، یا راه حل جدیدی برای انجام کار باشد.
ویژگی‌های افراد خلاق:
1. سلامت روانی ادراکی
2. انعطاف پذیری ادراکی
3. ابتکار
4. ترجیح پیچیدگی به سادگی
5. استقلال رأی
6. اعتماد به نفس
7. تمرکز ذهنی
8. مخاطره پذیر بودن
9. دانش
10. زندگینامه
11. نیاز به کسب موفقیت
12. رفتار از نوع A (یعنی اهل رقابت، عجول، مقاوم)
شیوه‌های ظهور اندیشه‌های نوع و سریع:
کاراترین شیوه‌ها عبارتند از:
1. تفکر استقرایی: در این شیوه از انباشتن و رده بندی مشاهدات در فراگرد ترکیبی و از تصمیم موارد جزئی حکم کلی به دست می‌آید.
2. تفکر قیاسی: یعنی با تصمیم نتیجه گیری‌های کلی به مصادیق خاص نتیجه ویژه ای به دست آید.
3. تفکر خلاق: تخیل با تفکر خلاق با یک مسئله درگیر می‌شود و تجسم و نمادسازی آن می‌پردازد.
4. تفکر سببی: در این نوع تفکر با تحلیل و ارزیابی ریشه‌های حوادث و نتایج آن‌ها به جای واگذار کردن مسائل به حوادث آینده وقایع مشابه پیش بینی می‌شود.
5. تفصیل و مدل سازی
6. شهود و اشتیاق
7. تفکر قضاوتی و تحلیل: در این شیوه افراد از طریق جستجو کسب اطلاعات واقعی درباره وضعیت اقدام به تعریف و تعیین مسئله می‌کنند.
8. افزایش حساسیت افراد نسبت به مسئله
9. مهیا ساختن شرایط خلاقیت از طریق فراهم کردن مواد خام
10. ایجاد سلامت و روانی فکر
11. استقرار فعالیت ضمیر ناخودآگاه بر روی مسئله
12. درخشش ناگهانی یک فکر
فنون خلاقیت در سطح مدیریت سرپرستی
خلاقیت را می‌توان روشی برای موضوع‌یابی، استفاده از فرصتها و حل مسائل دانست به این معنی که فرد خلاق به کمک مهارت خلاقیت خود به طور مداوم به دنبال راه حلهای جدید می‌باشد.
روشهای متناسب با سطح سرپرستی عبارتند از:
1. یادداشت برداری
2. تحلیل شبکه یا ارتباط اجباری
3. هم اندیشی مستقیم، طوفان مغزی یا تحرک مغذی
4. هم اندیشی رقابت مستقیم یا گروه اسمی
5. الگوبرداری از طبیعت
6. عادت و مانع شکنی
7. خود را جای دیگران قرار دادن
8. استفاده از رویدادهای پیشبینی شده
9. برداشت از گزارشها و نامه‌ها و سوابق سازمان
10. تحلیل داده‌ها و بازدادها
نقش مدیر در پرورش توانایی خلاقیت و نوآوری:
مدیران شرکت می‌توانند توانایی و استعداد و خلاقیت و نوآوری را در افراد ایجاد، ترویج و تشویق کنند یا رفتار و عملکردی داشته باشد که مانع نوآوری کارکنان گردد مدیران باید بدانند که سازمان آنها مجموعه زنده انسانی است که در تعامل با ابزار و تجهیزات و مواد می‌باشد.
مدیران جهت پرورش افراد خلاق باید در آموزش موارد زیر امکان پذیر باشد:
1. تحصیل مخاطره
2. کاهش کنترل بیرونی
3. کاهش تقسیم کار
4. قبول ابهام
5. تحمل راههای غیرعملی
6. تحمل تضاد
7. تمرکز بر نتایج تا ابزارها
8. ارتباطات همه جانبه
9. ایجاد نظام مشارکت جو
10. گسترش گروههای کاری
چگونه می‌توان خلاقیت و نوآوری را در سازمان تسهیل کرد؟
1. ساختار انعطاف‌پذیر
2. تشویق نظام ضدخلاقیت
3. فضای فرهنگی خلاق
4. ایجاد واحد مخصوص خلاقیت
5. ایجاد زمان برای ارائه خلاقیت
6. برقراری سیستم پیشنهادات

1- صاحب نظران معتقدند که با ساختار انعطاف‌پذیر و دوری جستن از خصوصیات سازمانهای بروکراتیک و قید و بندها و ضوابط سخت و ثابت آن می‌توان محیط مناسبی را برای خلاقیت کارکنان ایجاد کرد.
2- یکی دیگر از عوامل توسعه و خلاقیت و نوآوری در سازمان حمایت و پشتیبانی و تشویق نظامند کسانی است که ایده‌های تازه و خلاق را بروز نمی‌دهند.
3- هر گاه مدیران سطوح عالی و سیاستگذاران سازمان خود به خلاقیت و نوآوری به عنوان فعالیتهای حیاتی باور و اعتقاد نداشته باشند هیچ فعالیتی در این زمینه در سازمان بقاء و دوام نخواهد یافت.
4- ایجاد گروههای تحقیقاتی چند نفره تا واحدهای بزرگ پژوهشی در سازمان همه تقویت کننده توانایی خلاقیت و نوآوری در سازمان است.
5- موضوعات انحرافی و روزمره محیط کار در اغلب مدیران، طراحان و کارشناسان را از خلاق بودن باز می‌دارد.
6- الف) بکارگیری و جذب نیرویهای خلاق و نوآور به سازمان
ب) امکانات مناسب تحقیقاتی و مالی برای کوششهای نوآورانه
ج) به کارگیری نتایج از فعالیتهای خلاق و دادن پاداش مناسب، افراد دارای خلاقیت
د) آزادی عمل کافی در انجام امور، فعالیتها و تلاشهای خلاق

فصل پنجم: تصمیم گیری و حل مسأله
تعریف مسئله
الف) انتخاب یک راه از میان چند راهکار تصمیم گیری فرآیند تعیین و تشخیص مسئله، یافتن راه حلهای مختلف برای مسئله
ب) جورج هابر می‌گوید: تصمیم گیری از انتخاب و حل مسئله متفاوت است به نظر وی انتخاب کردن جزئی از تصمیم گیری است که شامل انتخاب یک مورد از چند مورد انتخاب می‌گردد.
مختصات تصمیم گیری
مهمترین مختصات تصمیم گیری عبارتند از:
1- ترتیبی بودن: این جلوه تصمیم گیری سوابق زنجیره ای آن را از نظر افراد علمی دور می‌دارد و به ندرت می‌توان گفت: تصمیم مهم تجاری این گونه اخذ می‌شود.
2- فرآیند تصمیم گیری بسیار پیچیده است: فرآیند تصمیم گیری حداقل، مرکب از روابط پیچیده میان متخصصین، مسئولیت شغلی، تعامل گروهی، سیستم‌های ارتباطی و اطلاعاتی هنجارها و ارزشها می‌باشد.
3- در تصمیم گیری ارزشهای فردی دخالت دارد: طرز تفکر افراد سیستم‌های اطلاعاتی و عوامل شبیه اینها بر تصمیم‌گیری و نحوه انجام کارها اثر می‌گذارد لذا فرآیند تصمیم‌گیری روان می‌شود و این امر به دلیل سروکار داشتن تصمیمات با ارزشهای غیرکمی است که از روند غیریکسان متبدار از تفکر افراد ناشی می‌گردد.
4- تصمیمات در یک محیط نهادی انجام می‌شود: هر سازمان مرکب از مجموعه ای از ترکیبات نهادی می‌باشد که در درون آنها شکل می‌گیرد در این محیط راهنمای منحنی محدودیتهای شناخته شده و انگیزه‌های اخذ تصمیم وجود دارد.
- شرایط تصمیم‌گیری
عبارتند از: 1- اطمینان 2- عدم اطمینان 3- مخاطره

متغیرهای تصمیم‌گیری
الف) اتخاذ تصمیم و اطلاعات: ارزش اطلاعات برای تصمیم گیرنده براساس پول زمان مخاطره اقتصادی و ارزیابی اثر آن در تصمیم برآورد می‌شود.
ب) اتخاذ تصمیم و محیط: 1- عوامل عمومی و کلی 2- عوامل عرضه کنندگان 3- فناوری 4- عوامل بازاریابی
ج) اتخاذ تصمیم و رفتار: از آنجایی که همه وظایف و اعمال مدیر به صورت تصمیم گیری است حتی زمانی که تصمیمات مقامات مافوق را اجرا می‌کند ناچار به اخذ تصمیم است پس بررسی رفتار از نظر ارزشها و معتقدات، استعداد و غیره... بسیار اهمیت دارد.
ماهیت مدیریت حل مسائل:
عبارتند از: 1- نحوه اجرا به گونه ای است که برای اهداف جاری و حاضر متناسب نمی‌باشد.
2- انتظار می‌رود انجام کار در زمان آینده برای کسب هدفهای فعلی ادامه نیابد.
3- هدفهای ارائه شده متغیرند به طوری که از روشهای عملیاتی فعلی کسب اهداف آتی منتج نخواهد شد.
تعریف مسئله
مسأله عبارتند از یک نیاز احساس شده یا انحراف میان آنچه پیش بینی شده و آنچه که مطلوبست یا بین آنچه که بودنش مطلوب خواهد بود و صنعت بینابینی است که از یک طرف عدم اطمینان و از طرف دیگر تمایل به حل مسئله احساس می‌گردد.
مسائل که اغلب در مؤسسات و شرکتها ظاهر می‌شوند
عبارتند از: الف) مسأله‌یابی به صورت رسمی: 1- بصورت مستقیم 2- غیرمستقیم
ب) مسئله یابی به صورت غیررسمی: که براساس ارتباطات مدیران و دل نگرانیهای آنان و یا بینش آنها نسبت به مسئله سازمان حاصل می‌شود از این رو نتیجه گیری که مسئله‌یابی غیررسمی امری بینشی است و از کانالهای ارتباط غیررسمی حاصل می‌گردد.
فرآیند حل مسئله بطور منطقی:
فرآیند حل مسئله بطور منطقی عبارتند از:
مرحله اول: بررسی موقعیت و شرایط الف) تعریف مسئله ب) تعیین هدفهای تصمیم گیری ج) تشخیص مسئله
مرحله دوم: ایجاد راه حلها
مرحله سوم: ارزیابی راه حلها و انتخاب بهترین راه حلها: 1- برحسب هدف و منابع سازمانی 2- چه مقدار به حل مسئله تأثیر می‌گذارد.
مرحله چهارم: اجرای تصمیم و جریان آن: 1- اختصاص منابع برحسب ضرورت و امکان کسب آن 2- برای عملیات بودجه و برنامه زمان بندی شده 3- زمان و پول پروژه بندی شده

فصل ششم: برنامه ریزی
تنظیم برنامه جامع:
تنظیم برنامه‌ها بوسیله واحدهای بالاتر شروع شده تا واحدهای پایینی سازمان ادامه می‌یابد.
در اغلب سازمانها این کار توسط بالاترین بخشها یا قسمتها شروع می‌شود و پس برنامه‌ها بطور متوالی به سطوح پایینتر توسعه می‌یابند. نکته مهم این است که هر برنامه سطح پایین‌تر، خود مبنای برای برنامه در سطح بالایی بعد از آن باشد.
اهداف برنامه‌ریزی:
1. افزایش احتمالی در کسب اهداف سازمان، یا ایجاد یک مکانیزم هدایت منطقی عملیاتی بسوی هدفهای تعیین شده
2. تکرار بر اجرایی بودن موضوع
3. افزایش جنبه اقتصادی بودن کسب هدف
4. تهیه ابزار برای کنترل عملیات
تعریف و اهمیت برنامه‌ریزی:
با توجه به اینکه برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری برای انجام فعالیتها در زمان آینده از این رو باید جایگاه و اهمیت برنامه‌ریزی را در فرآیند مدیریت شناسایی کرد. برنامه ریزی اساسی ترین وظیفه مدیریت می‌باشد.

اکانت شما رایگان است ، در صورت تمایل برای دسترسی به ادامه این محتوا و عضویت در باشگاه مشتریان اکانت خود را ویژه نمایید . برای ارتقا اکانت کلیک کنید