سیستم های اطلاعات مدیریتی Management Information System

تعريف سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت

گروهي ازنويسندگان سيستم اطلاعات راهمان طور كه ازنامش پيداست به عنوان سيستم درنظر گرفته  وآن راازديدسيستمي تعريف كرده‌اند. آنهامعتقدنديك سيستم اطلاعات رامي‌توان ازنظر فني به مجموعه‌اي ازاجزاي مرتبط باهم تعريف كردكه اطلاعات رابه منظورحمايت ازتصميم‌گيري و كنترل دريك سازمان جمع‌آوري،پردازش وذخيره و توزيع مي‌كنند.علاوه برحمايت ازتصميم‌گيري، هماهنگي وكنترل،سيستم‌هاي اطلاعات مي‌توانندبه مديران وكاركنان كمك كنندتا مسايل راتحليل، موضوع‌هاي پيچيده راتجسم ومحصولات جديدخلق كنند.

درسيستم اطلاعات نيزمانندهرسيستمي سه فعاليت اصلي انجام مي‌گيرد.ورودي،داده‌هاي خام راازدرون سازمان يامحيط بيرون جمع‌آوري مي‌كند. پردازش،اين ورودي‌هاي خام رابه شكل معناداري تبديل مي‌كندخروجي،اطلاعات پردازش شده رابه افرادارائه مي‌دهد.بازخوردرسيستم اطلاعات بسيارضروري است.اين بازخوراطلاعات رابه افرادمناسب درسازمان برمي‌گرداندتابتوانند مرحلة ورودي راارزيابي ياتصحيح كنند.

سيستم اطلاعاتي مديريت مفهومي است كه تنها يك يادودهه ازعمرآن مي‌گذردوبه روشهاي گوناگون آن رافهميده وتوصيف كرده‌اند.عموماً آن رابه نام‌هاي سيستم اطلاعاتي،سيستم اطلاعات وتصميم‌گيري مي‌شناسيم سيستم اطلاعات مديريت (MIS)[1][3] تعاريف متعددي دارد:

1-سيستمي است كه براي تصميم‌گيري درسازمان، پشتيباني اطلاعاتي رابرعهده دارد.

2-سيستمي مركب ازانسان وماشين است كه براي پشتيباني ازكاركردهاي تصميم‌گيري،مديريت و عمليات اطلاعاتي رافراهم مي‌سازد.

3-سيستمي است مبتني برپايگاه داده‌هاي سازماني كه به منظوردادن اطلاعات به افراد يك سازمان بدست آمده است.

باوجودتعددتعاريف،همگي آنهابه اين نكته واحد اشاره مي‌كنندكهMIS سيستمي است براي پشتيباني ازكاركردتصميم‌گيري سازمان.

مسير تكامل سيستم‌هاي اطلاعات

سيستم‌هاي اطلاعات براساس وظايف مديريت و پيچيدگي آنها،به ترتيب داراي سطوح مختلف تكامل يافته‌تري هستندكهدرجدول زيرمشاهده مي‌شود:

نوع IS
دوره
وظيفه

DP
1950
پردازش داده و پردازش مراوده‌اي – نام ديگر آن TPS

MIS
1960
تصميم‌گيري در زمينه مسايل ساختار يافته

DSS
1970
تصميم‌گيري در مسايل نيمه ساختار يافته

ES
1980
تصميم‌گيري در زمينه مسايل ساختار نيافته، حيطه‌هاي تخصصي محدود

EIS
1980
تصميم گيري در زمينه‌هاي ساختار نيافته، برنامه‌ريزي راهبردي

GDS
1990
تصميم‌گيري گروهي

ANN
1990
يادگيري از تجربيات

 

نقش سيستم اطلاعاتي مديريت

مي‌توان نقش اين سيستم رابه سان كارقلب در بدن انسان دانست.اطلاعات خون وسيستم اطلاعاتي قلب است.قلب وظيفه رساندن خون تميزبه تمام اجزاي بدن انسان راازجمله مغزبه عهده دارد. درزمان ضرورت قلب سريع‌تركارمي‌كندوخون بيشتري رابه بدن مي‌رساند.قلب جريان خون راتنظيم مي‌كند،آن راپردازش مي‌كندوخون كافي به مقصد مي‌فرستدونيازهاي كلي وجزئي بدن آدمي را برآورده مي‌سازد.

MISنيزدقيقاًاين نقش رابراي سازمان بازي مي‌كند.اين سيستم تضمين مي‌كندكه داده‌هاي مناسب ازمنابع مختلف جمع‌آوري وپردازش شوندو به تمام مقاصدي كه به آن داده‌هانيازاست ارسال گردند.اين سيستم نيازاطلاعاتي فرد، گروهي ازافراد،كاركردهاي مديريتي،مديران و مديريت ارشديك سازمان رابرآورده مي‌سازد.

MISازطريق سيستم‌هاي مختلفي چون سيستم‌هاي جستجو،سيستم‌هاي تحليلي،سيستم‌هاي مدل سازي و سيستم‌هاي پشتيباني‌كننده نيازهاي اطلاعاتي را برآورده مي‌سازدودربرنامه‌ريزي راهبردي به كنترل مديريت،كنترل عمليات وپردازش عمليات كمك مي‌كند.MISبه كاركنان اداري درپردازش عمليات كمك مي‌نمايدوبه پرسشهاي آنهادربارة داده‌هاي مربوط به كارها،وضعيت اطلاعات خاص ثبت شده وارجاع به اسنادمتعددپاسخ مي‌دهد. همچنين به كاركنان رده پايين مديريت باارائه داده‌‌هاي عملياتي دربرنامه‌ريزي،زمانبندي و كنترل داده‌هاياري مي‌دهدودرزمان تصميم‌گيري در سطح عملياتي ودراصلاح وضعيت خارجي ازكنترل نيزبه آنهاكمك مي‌كند.

MISبه مديريت مياني دربرنامه‌ريزي كوتاه مدت،تعيين هدف وكنترل كارها كمك مي‌كندواز ابزارهاي مديريتي برنامه‌ريزي وكنترلMIS پشتيباني مي‌كند.MISمديران رادربرنامه‌ريزي راهبردي،تعيين اهداف،ايجادبرنامه‌هاي كاري و مواردديگرياري مي‌كند.

اين سيستم نقش توليداطلاعات،برقراري ارتباط وشناسايي مشكلات رابرعهده داردوبااتخاذ تصميم‌هاياكمك به تصميم‌گيري درحل مشكلات ياري مي‌رساند.ازاين روMISدرمديريت،اداره و عمليات سازمان نقش مهمي دارد.

طبقه‌بندي سيستم‌هاي اطلاعاتي

سيستم‌هاي اطلاعاتي را سه گونه مي‌توان طبقه‌بندي كرد:

1-براساس عناصرفيزيكي آن

2-براساس سطوح مديريت

3-براساس ويژگي تصميمات

1- طبقه‌بندي بر اساس عناصر فيزيكي

عناصرفيزيكي سيستم‌هاي اطلاعاتي عبارتنداز: سخت افزار،نرم افزار،مستندات وكادر پشتيباني(كارشناسان اطلاعات).

1-1 سخت‌افزار: به منظورتجهيزات كامپيوترمي‌باشد، مانند:

-دستگاههاي وروداطلاعات(صفحه كليد،موس و غيره)

-دستگاههاي خروج اطلاعات(چاپگر،صفحه نمايش، ميكروفيلم و.......)

-پردازنده مركزي ياCPU

-دستگاههاي جانبي(ديسك،نوارو.....)

-وسايل ارتباط ازراه دور(مودم،تلفن، ماهواره و.....)

2-1) نرم‌افزار: مجموعه‌اي دستورالعمل مي‌باشدكه موجب عملكردسيستم مي‌شود.انواع نرم‌افزارعبارتند از:

- نرم افزارهاي نظام رايانه (سيستمي): اين نرم‌افزاراداره بخش‌هاي سخت افزاري مانندواحدپردازش مركزي و ديگرابزارپيراموني دستگاه رابه عهده دارد.

- نرم افزار كاربردي: نرم افزاركاربردي به منظوروا داشتن رايانه به انجام وظيفه خاصي،به كار مي‌رود.

- نرم افزار كاربران: اين نوع نرم افزاربدون كمكهاي تخصصي برنامه‌نويسان،انجام پاره‌اي از برنامه‌هاي كاربردي راممكن مي‌سازند.

3-1) مستندات: شامل كليه دستورالعمل‌هاواسناد مربوط به طراحي سيستم است وشامل دوبخش مي‌باشد:مستندات فني كه معمولاًهمراه سيستم ارائه نمي‌شوند. دوم مستندات كاربردي است كه جهت استفاده كاربران مختلف تهيه ميشود که به آن راهنمای کاربر یا User Manual میگويند.

 4-1 )كادر پشتيباني يا كارشناسان اطلاعات

بخش خدمات اطلاعاتي: شركتهايي كه اولين باراز كامپيوتراستفاده كرده باشندضرورت تأسيس واحدهاي سازماني جداگانه‌اي رابراي كارشناساني كه مسئول اجراي سيستم‌هاباشند، احساس نموده‌اند.اولين ادارات پردازش داده‌ها بخشي ازاداره مالي بودندوتحت نظارت مديران مالي شركت كارمي‌كردند.اماامروزه روال كاربراين است كه وظايف كامپيوتري به يك واحدجداگانه سازماني كه تحت مديريت معاون رئيس سازمان باشد،محول شود.

كارشناسان اطلاعات: به هريك ازكاركنان بخش خدمات اطلاعات كه مسئوليت تمام وقت براي اجراو نگهداري سيستم‌هاي كامپيوتري رادارند، كارشناس اطلاعات گويند.

پنج گروه عمده كارشناسان اطلاعات وجوددارد كه عبارتندازتحليل‌گرسيستم،مديران پايگاه داده‌ها،متخصصين شبكه،برنامه‌نويسان فني و اپراتورها.

1- تحليل‌گران سيستم: تحليل‌گرسيستم درتهيه سيستم‌هاي جديدونيزدراجراي سيستم‌هاي موجودباكاربران همكاري مي‌كند.تحليل‌گرسيستم درتعريف وتعيين مسأله،تفكيك وتقسيم آن به اجزاي كوچكترو سپس تحليل ويافتن راه‌حل براي مسأله متخصص مي‌باشد. معمولاًراه‌حل ارائه شده وايجادسيستم اطلاعاتي جديدموجب بهبودكيفيت تصميمات مديران ودر نتيجه بهبودعملكردسازمان مي‌شود.

 

2- مديران پايگاه داده‌ها: اين مديران با كاربران و تحليل‌گران سيستم براي تهيه پايگاه داده‌ها همكاري مي‌كنند. پايگاه داده‌ها حاوي داده‌هاي موردنياز براي توليد اطلاعات مربوط به كاربران است ومجموعه يكپارچه‌اي است از داده‌هاي كامپيوتري كه سازماندهي شده و به ترتيبي ذخيره مي‌شوندكه بازيابي اطلاعات راتسهيل مي‌كند.

 

 كارشناسان شبكه: اين كارشناسان براي ايجاد شبكه ارتباطي كه منابع مختلف كامپيوتري را به يكديگر مرتبط مي‌كند، با تحليل‌گران سيستم و كاربران همكاري مي‌كنند.كارشناسان شبكه تخصص در زمينه‌هاي كامپيوتري وارتباطات از راه دور را توأم دارند.

3- برنامه نويسان فني: با استفاده از مستنداتي كه توسط تحليل‌گر سيستم تهيه مي‌شود، برنامه‌نويسان فني دستورالعمل‌هايي را مي‌نويسندكه با كمك آنها، كامپيوتر داده‌ها را به اطلاعات مورد نياز كاربران تبديل مي‌كند.

4- اپراتورها: اپراتورها از تجهيزات كامپيوتري استفاده و بر اجراي آنها نظارت مي‌كنند، فرم‌هاي كاغذي چاپگرها را تعويض مي‌كنند، بايگاني نوارها و ديسكهاي ذخيره اطلاعات را نگهداري مي‌كنند و وظيفه كار با سيستم را به عهده دارند.

2- طبقه‌بندي بر اساس سطوح مديريت

تفاوتهايي كه درماهيت تصميمات درسطوح مختلف سازمان وجودداردعامل مهمي براي تعيين نوع اطلاعات وكيفيت آن است.كه جدولمربوطه اين امر را نشان مي‌دهد.

 تصميمات استراتژيك: سازمان را آماده مي‌كند تا با توجه به شرايط محيطي، رسالت و اهداف خود را به طوركارآمد تأمين نموده در عين حال در برخورد با تغييرات محيطي به طور پويا عمل نمايد. اين تصميمات نوعاً به داده‌هايي نياز دارندكه بيشتر خارجي بوده، غالباً به شكل خلاصه ارائه مي‌شوند و بيشتر مربوط به حوادث احتمالي آينده هستند تا حوادث فعلي يا گذشته، اطلاعات مورد نياز نيز از نظرمقررات عموماً از صحت كمتري برخوردار خواهند بود و نسبت به روندها و تحولات آينده داراي ارزش نظري بيشتري هستند. در نتيجه موارد و حوادث كمتر قابل پيش‌بيني هستند، زيرا نيازهاي اطلاعاتي تحت تأثيرتحولات و شرايط بيرون سازماني مي‌باشندكه تحت كنترل سازمان قرار ندارند.

تصميمات اجرايي: براساس اطلاعاتي اتخاذمي‌‌شوندكه  بيشتر در سازمان ايجاد مي‌شوند و مربوط به امور گذشته و يا حال هستند.تصميم‌گيري دراين سطح نيازمند اطلاعات صحيح و دقيق مي‌باشد و از جهت محتوا وكيفيت از قبل تعيين شده و شامل تصميمات كاملاً ساختاري هستند.

 

تصميمات تاكتيكي: مربوط به وظايف برنامه‌ريزي و كنترل تاكتيكي سازمان مي‌باشند. بخش عمده‌اي از اطلاعات ورودي به اين سطح، خلاصه عملكرد فعاليتهاي اصلي سازمان است كه غالباً نيز ادواري مي‌باشند. در اين موارد، اطلاعات ورودي كاملاً ساختاري بوده و از نظرمحتوا قابل پيش‌بيني، دقيق و صحيح مي‌باشند.

هدف از ارائه جدول كه خلاصه مطالب فوق مي‌باشد آن است كه تفاوتهاي كلي كه در نوع و كيفيت اطلاعات در هر سطح وجود دارد مشخص شود.

در هر سازمان تفاوت بين سه سطح نامشخص مي‌باشد و در نتيجه تفاوت در نوع وكيفيت اطلاعات مورد استفاده نيز دقيق و مشخص نمي‌باشد.

 

ويژگيهاي اطلاعات
تصميمات اجرايي
تصميمات تاكتيكي
تصميمات استراتژيك

وضعيت
بيشتر داخلي
استفاده از داده‌هاي داخلي و خارجي
گرايش بيشتر به داده‌هاي خارجي

افق برنامه‌ريزي
چند روز آينده (فوري)
كوتاه و ميان مدت (چند هفته و چند ماه)
ميان مدت و بلند مدت (چند ماه و سال)

عملكرد مورد توجه (نكته مورد توجه)
توجه بر فعاليتهاي جاري
توجه به فعاليتهاي جاري و گذشته
توجه به آينده به جاي عملكرد گذشته

موارد تحت پوشش
مربوط به فعاليتهاي خاص
مربوط به گروههايي از فعاليتهاي يك اداره/ يك واحد
مربوط به كل سازمان

ميزان و سطح ارائه اطلاعات
كاملاً دقيق و مفصل
تركيبي از گزارشات مفصل و خلاصه
كاملاً خلاصه

ميزان اطمينان
اطمينان بالا
اطمينان متوسط
عدم اطمينان بالا (زيرا غالب اطلاعات بلند مدت مي‌باشد)

ميزان عيني/ ذهني بودن اطلاعات
معمولاً داده‌ها عيني هستند
تركيبي از داده‌هاي عيني و ذهني
بيشتر ذهني و شخصي

ميزان صحت
معمولاً ميزان صحت بالا مي‌باشد
صحت اطلاعات متوسط
صحت اطلاعات در اين سطح تصميمات خيلي حياتي نيست

 

جدول- سطوح مختلف تصميمات و ويژگي اطلاعات

3- طبقه‌بندي بر اساس نوع تصميمات

فرآيند تصميم‌گيري را مي‌توان به مراحل زير تقسيم نمود:

الف-مرحله بررسي وشناخت مشكل(تعريف مسأله)

ب-مرحله تعيين راه حلها و ارزيابي نتايج هر يك.

ج-مرحله انتخاب(تصميم‌گيري)

د- مرحله اجرا

هـ- مرحله ارزيابي

انواع تصميمات عبارتند از تصميمات ساخت يافته،تصميمات ساخت نايافته وتصيمات نيمه ساختاري.

1- تصميمات ساخت يافته:در تصميمات ساخت يافته يا ساختاري كه به آنها تصميمات برنامه ريزي شده نيز مي‌گويند و تصميمات عادي و روزمره مي‌باشند مسائل و مشكلات عموماً قابل پيش‌بيني هستند، لذا فرآيند تصميم‌گيري، يعني تعريف مسأله، مدلسازي، تحليل راه ‌حل‌ها و اتخاذ تصميم را مي‌توان از قبل تعيين يا برنامه‌ريزي نمود. مثل بررسي كنترل كيفيت، نگهداري تجهيزات، تعيين برنامه زمان‌بندي تحويل كالا.

2- تصميمات ساخت نايافته: تصميمات ساخت نا يافته (برنامه ريزي نشده)مسائل و مشكلات عموماً كمتر قابل پيش‌بيني هستند يا لااقل در يكي از مراحل فرآيند تصميم‌گيري قابل پيش‌بيني نمي‌باشند مثلاً ممكن است نياز به روشهاي جديد براي تعريف مسأله، مدلسازي يا تجزيه و تحليل راه‌حلها وجود داشته باشد و تصميم‌گيرنده را ملزم نمايد معياري براي انتخاب بهترين استراتژي و راه‌حل تعيين نمايد. چند نمونه ازاين تصميمات عبارتند از: تنظيم يك سياست قيمت‌گذاري براي محصولات جديد- انتخاب بهترين محل يك انبار جديد و توزيع محصولات آن.

3- تصميمات نيمه ساختاري: تصميمات نيمه ساختاري يا شبه ساختاري كه در بين دو نوع گفته شد قرار دارند و در آنها از نظر فرآيندكلي تا حدودي ابهام و عدم اطمينان در مراحل وجود دارد.

فصل  3

انواع سيستم‌هااطلاعاتي(Whitefish)

همانگونه كه درفصل 1 بيان شد مسير تكامل سيستم‌هاي اطلاعاتي و زمينه‌هاي كاربردي آنها به صورت زير مي‌باشد:

كاركردها
نوع سيستم اطلاعاتي
دوره  

پردازش مبادلات و داده ها
DP - TPS (Transaction Processing System)
دهه 1950

تصميم‌گيري در زمينه‌هاي ساختار يافته جاري
MIS (Management Information System)
دهه 1960

تصميم‌گيري در زمينه‌هاي نيم ساختار يافته
DSS (Decision Support System)
دهه 1970

تصميم‌گيري در زمينه‌هاي غيرساختار يافته
ES (Expert System)
دهه 1980

همچنين انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي از نظر سطوح مختلف مديريت و عمليات به صورت زير مي‌باشند.

در ادامه هر يك از انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي به تفصيل شرح داده مي‌شود.

سيستم پردازش عمليات (TPS (Transaction   Processing   System

ازهنگامي كه اولين كامپيوترهادرجهت كارهاي تجاري به كار گرفته شدند.سالهاي مياني دهه1950، اولين سيستم‌هاي پردازش عمليات شكل گرفتند.هدف اين سيستم كاهش هزينه‌هاوافزايش كارايي سازمان ازطريق انجام پردازش‌هاي حجيم با سرعت بالا بود.

TPSمجموعه‌اي ازافراد،دستورالعمل‌ها،حافظه و تجهيزات است كه به جمع‌آوري،پردازش وثبت عمليات سازمان مي‌پردازد.

سيستم پردازش عمليات مشابه سيستم‌هاي دستي است كه امورمربوط به محاسبات،جمع‌بندي وارائه گزارش  ازعمليات رابا سرعت ودقت بالاانجام مي‌دهد.

عمليات روزمره و تكراري درسازمان مانند محاسبه حقوق ودستمزد،انجام امورحسابداري،محاسبات مربوط به انبارازطريقTPSبه راحتي ودقت بالا مي‌تواندانجام گيرد.شكل زيريك نمونه TPSرانشان مي‌دهد.

  

در محاسبات دستمزد اگر داده‌هاي مربوط به ساعات كاركنان و نيز نرخ دستمزد آنها مشخص باشد با ورود داده‌ها، برنامه كاربردي محاسبه مربوط به دستمزد هر يك از كاركنان  را برابر فرمول محاسبه و فيش حقوقي به عنوان خروجي سيستم از آن دريافت مي‌شود.

امروزه TPS ها در زمينه‌هاي مختلف طراحي و به كار گرفته مي‌شوند و براي هر سازمان از ضروريات مي‌باشد. اين سيستم پايه و اساس ساير سيستم‌هاي اطلاعات  مي‌باشد و در سطوح عمليات سازمان به كار گرفته مي‌شوند.

عمليات انواع پردازش

در انجام يك پردازش، عمليات زير صورت مي‌پذيرد:

- ثبت (Recording)

ثبت داده‌ها به منظور ايجاد فايلي از موارد ثبت شده

- مرتب كردن (Sorting)

نظم دادن به ثبت‌ها و يا يك فايل معين

- تركيب (Merging)

تركيب عناوين و يا چند فايل مرتب شده

- محاسبه (Calcuiation)

محاسبه مقادير به وسيله انجام يك يا چند عمليات

- جمع‌بندي (Accumulating)

جمع‌بندي ارقام براي طرح خلاصه جمع‌ها

- ذخيره (Storing)

ذخيره داده‌ها يا اطلاعات براي استفاده آينده

- بازيافت (Retrieving)

بازيافت داده‌ها يا اطلاعات ذخيره شده در هنگام نياز

- توليد مجدد (Reproducing)

توليد يا كپي كردن داده‌ها يا اطلاعات براي كاربردهاي متعدد.

- نمايش (Display)

نمايش يا چاپ ستاده‌هاي پردازش شده ( اطلاعات) براي كاربران مورد نظر سيستم‌هاي پردازش عمليات، عمليات روزمره سازمان را پشتيباني مي‌كنند. چند سيستم نمونه در اين زمينه عبارتند از: سيستم رزرو بليط، سيستم ثبت سفارشات، سيستم پردازش چك، سيستم حسابهاي پرداختني، سيستم حسابهاي دريافتني و سيستم  پرداخت حقوق و دستمزد.

اين سيستم‌ها به شركتها و سازمان‌ها كمك مي‌كنند تا عمليات روزمره خود را اجرا نموده و فعاليتهاي خود را كنترل نمايند.

ساختار TPS

شكل  ساختار يك TPS كاربردي نمونه را نشان مي‌دهد كه اجزاء مختلف آن به صورت علائم نموداري نمايش داده شده‌اند. اين علائم مفهوم استاندارد دارند و اين مفاهيم در شكل 2-4 به طور خلاصه ارائه شده‌اند. اين نمودارها براي مستند سازي و شناخت فايل‌ها و برنامه‌هاي اصلي و نيز سخت افزار يك سيستم اطلاعاتي لازم است.

بر اساس شكل 1-4 يك عملي در دنياي كسب و كار صورت مي‌گيرد ( مثلاً در خواست كالا از انبار) اين عمل را مي‌توان از طريق صفحه كليد به عنوان يك رويداد وارد سيستم كامپيوتري نمود. يك يا چند برنامه كامپيوتري كه TPS نام دارند، كار پردازش عمليات را روي داده‌هاي TPS انجام مي‌دهند. در واقع هر TPS اطلاعات مربوط به خود را نگهداري مي‌كند و گزارشات خاص خود را توليد مي‌نمايد. لذا گزارشات هر TPS منحصر به فرد و خاص كاربر مربوطه است. مثلاً گزارشات حقوق و دستمزد مخصوص كاربر حقوق و دستمزد است نه انباردار.

گزارشات برنامه  TPS به دو شيوه قابل ارائه است: 1- اطلاعات گزارش  را روي صفحه نمايش ارائه كند. 2- اطلاعات را روي كاغذ چاپ نمايد.

انواع پردازش در سيستم‌ها

به طوركلي دو شيوة پردازش وجود دارد:

- سيستم پردازش بهنگام (on- line  processing)

- سيستم پردازش دسته‌اي (Batch  processing)

سيستم پردازش بهنگام

سيستم‌هاي پردازش بهنگام داراي ارتباطي مستقيم بين كاربر و برنامه‌هاي كاربردي مي‌باشد. كاربر داده‌هاي مربوط به يك عمل يا معادله  را وارد سيستم مي‌كند و برنامه در مورد آن معامله به كاربر پاسخ مي‌دهد. در اين نوع پردازش بين ورود داده پردازش، به هنگام نمودن داده‌هاي ذخيره شده و ارائه گزارش بر اساس آن فاصله زماني وجود ندارد.

فرض كنيد يك مشتري براي ارائه سفارشي به كارمند ثبت سفارش مراجعه مي‌كند. كارمند به سراغ برنامه TPS مربوط به ثبت سفارش مي‌رود تا ميزان كالاي موجودي در انبار را مشخص كند. هم كارمند و هم مشتري به اطلاعاتي كه برنامه مطرح مي‌كند پاسخ مي‌گويند تا بهترين روش تأمين خواسته‌هاي مشتري مشخص شود. در اين برنامه امكان ارتباط مستقيم با برنامه وجود دارد.

سيستم‌هاي پردازش عمليات دسته‌اي

در پردازش دسته‌اي داده‌هاي وارد شده به سيستم  در يك فايل عمليات جاري تشكيل  گروه را داده و يكجا پردازش مي‌شوند.

مثلاً در يك سيستم  پردازش انبار، تمام كالاهاي وارده و صادره در يك چارچوب زماني مشخص، فرضاً در يك  روز معين، در يك گروه قرارگرفته، سپس بر حسب شماره كالا مرتب شده و  يكجا پردازش مي‌شوند. پس از آنكه فايل مرتب گرديد، توسط برنامه TPS خوانده مي‌شود. برنامه داده‌هاي ذخيره شده را از فايل داده‌اي قبلي خوانده، عمليات را پردازش نموده و يك فايل داده‌اي جديد ايجاد مي‌كند. در اين فرآيند گزارشات مورد نظر نيز تهيه مي‌شود.

براي آنكه ركوردهاي عملياتي با ركوردهاي فايل اصلي هماهنگ باشد، داده‌هاي فايل اصلي بايد به همان ترتيبي مرتب شوند كه داده‌ها در فايل عمليات قرار دارند.

  سيستم گزارشات مديريت MRS

Management  Reporting  system

دومين نسل از سيستم‌هاي اطلاعاتي است كه به طور خاصي گزارشات لازم از سيستم‌هاي پردازشي تعاملات را به طور تركيبي تهيه و در اختيار مديران قرار مي‌دهد. به همين دليل به آن  سيستم گزارش دهي مديريت يا MRS نيز گفته مي‌شود.

سيستم‌هاي پردازش عمليات در هر يك از زمينه‌هاي خاص عمليات طراحي و گزارشات مربوط به آن عمليات را ارائه مي‌نمايند. ولي نياز مديران سطوح مياني به گزارشات تركيبي از زمينه‌هاي عمليات مختلف، ضرورت طراحي چنين سيستمي را در اواخر دهه  1960 مطرح و  با ابداع پايگاه داده‌ها و نيز سيستم مديريت پايگاه داده‌ها، مديران توانستند به گزارشات مورد نياز خود دست يابند. سيستم گزارشات مديريت مجموعه‌اي نظام يافته از افراد، دستورالعمل‌ها، پايگاه داده‌ها و تجهيزات است كه گزارشات  روزمره مورد نياز مديران را جهت تصميم‌گيري در مورد توسعه بازار نياز به اطلاعات فروش، توليد و بازاريابي دارند كه هر يك از گزارشات از TPS هاي مختلف  قابل دريافت است ولي در كنار هم قرار دادن اطلاعات هر يك گزارشات و نيز تحليل رابطه آنها، نيازمند تركيب آنها و ارائه گزارشي تلفيقي است كه رابطه اطلاعات را با يكديگر نشان مي‌دهد. چنين گزارشاتي از سيستم گزارشات  مديريت قابل دريافت است.

سيستم گزارشات مديريت از نظر مفهومي از برنامه‌هاي TPS  يك سطح بالاتر مي‌باشد و به عمليات روزمره مربوط نمي‌شود، بلكه به مديريت فعاليتهايي كه عمليات را پشتيباني مي‌كنند، مرتبط است. به عنوان نمونه در مورد رزرو بليط از TPS براي دريافت سفارشات بليط و نيز چاپ بليط استفاده مي‌شود. از MRS مي‌توان براي تهيه گزارش از عملكرد نمايندگي‌هاي فروش بليط و ارزيابي آنها استفاده كرد. در اين حالت MRS  تعداد بليط‌هاي فروخته شده و نيز مبلغ فروش نمايندگي‌ها را بررسي نموده و در مورد فعاليت هر نمايندگي نيز گزارشاتي تهيه مي‌كند.

ساختار MRS

در MRS معمولاً داده‌هايي مورد پردازش قرار مي‌گيرند كه توسط TPS و ديگر منابع  اطلاعاتي داخلي توليد مي‌شود. شكل 3-4 ساختار  يك سيستم MRS نمونه را نشان مي‌دهد. كاربر از برنامه MRS در خواست گزارش مي‌كند. برنامه داده‌هاي TPS را جمع‌آوري، اصلاح و پردازش نموده، سپس به تهيه گزارشات مربوطه  مي‌پردازد. اين گزارشات هم قابل چاپ روي  كاغذ هستند و  هم قابل نمايش روي صفحه مانيتور، در ضمن مي‌توان گزارشاتي را به طور خودكار تهيه نمود. مثلاً مي‌توان برنامه‌هاي MRS را به گونه‌اي تهيه نمود  كه يك  سري گزارشات خاص را هر روز صبح يا در پايان  روز كاري تهيه نمايد. گاهي اوقات يك سري برنامه‌هاي كاربردي MRS نوشته مي‌شوند تا شرايط خاصي را در داده‌ها جستجو كنند تا هرگاه  شرايط مورد نظر برقرار باشند گزارشاتي توليد شوند، به اين گونه گزارشات، گزارشات خاص گويند.

گاهي اوقات برنامه  MRS داده‌هاي عملياتي را مستقيماً نمي‌خواند، بلكه يك سري داده انتخاب مي‌شود و برنامه MRS داده‌هاي انتخابي را پردازش مي‌كند. اين كار دلايل متعددي دارد از جمله اين دلايل عباررتند از:

- ايجاد امنيت براي داده‌هاي TPS ( محفوظ ماندن داده‌هاي اصلي TPS)

- انتقال داده‌ها از يك كامپيوتر به كامپيوتر ديگر ( وقتي TPS و MRS روي دو كامپيوتر مختلف اجرا مي‌شوند.)

- ادغام داده‌ها، به طوري كه پردازش با كارايي بيشتري صورت پذيرد.

در ضمن ممكن است MRS داده‌هايي را براي خود ذخيره و نگهداري نمايد. برخي برنامه‌هاي مدلهاي ساده‌اي از فعاليت سازمان دارند كه براي پردازش داده‌ها و تهيه اطلاعات براي مدير مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در اين حالت كار سيستم ثابت است به اين معنا كه مدير يك سري گزارشات خاص را در مواقع معين تهيه مي‌كند.

گزارشات سيستم گزارشات مديريت

سيستم گزارشات مديريت انواع گزارش را در اختيار مديران قرار مي‌دهد، مانند گزارشات برنامه‌اي (Scheduled  Reports)، گزارشات درخواستي  (Demand Reports)، گزارشات خاص (Exception   Reports) و گزارشات تفصيلي (Drilled     down  Reports).

گزارشات برنامه‌اي: گزارشاتي هستند كه به طور متناوب و يا بر اساس برنامه زمانبندي شده، مانند روزانه، هفتگي يا  ماهانه توليد مي‌شوند. مثل گزارشي كه از توليد روزانه تهيه مي‌شود.

گزارشات درخواستي:اين گزارشات بنا به درخواست مديران يك سري اطلاعات خاص را ارائه مي‌كنند. به عبارت ديگر ماهيت اين گزارشات  درخواستي مي‌باشد. مثلاً ممكن  است يك مدير اجرايي بخواهد ميزان موجودي كالاي خاصي را در انبار بداند.

گزارشات خاص:

گزارشاتي هستند كه در  شرايط  غيرعادي ارائه مي‌شوند، گزارشات خاص براي نظارت  بر جنبه‌هاي مهم موفقيت كلي سازمان توليد مي‌شود. به طوركلي  بر اساس گزارش خاص مدير يا مسئول اجرايي اقداماتي را انجام مي‌دهد. در گزارشات  خاص پارامترها  بايد با دقت تنظيم شوند. به عنوان مثال ممكن است مديري پارامتري را تعيين كند كه گزارشي از تمام كالاهاي انبار كه موجودي آنها كمتر از 50 واحد باشد ارائه شود گزارش خاصي كه با اين پارامتر توليد مي‌شود فقط  شامل اقلامي است كه موجودي آنها در انبار كمتر از 50 واحد مي‌باشد.

گزارشات تفصيلي:

در اين نوع گزارشات، ريز اقللام اطلاعاتي كه منجر به تهيه گزارشات ديگر شده است را مي‌توان دريافت نمود. اين نوع گزارشات براي كنترل اقلام مندرج در گزارشات دريافت مي‌شود و نشان‌دهنده مبناي شكل‌گيري يك  عدد در گزارش مي‌باشد. اين گزارشات را مي‌توان در سطوح مختلف دريافت نمود كه هر چه به سطح پايين‌تر نزديك  مي‌شويم اقلام اطلاعات دقيق‌تر و ريزتر مي‌شوند.

سيستم پشتيباني تصميم گیری ‌DSS Decision Support System

سيستم‌هاي پشتيباني تصميم‌گيري ازطريق به كارگيري مدلهاوتحليل آنهاقادرندتامسائل بسيار پيچيده راحل ونتيجهارائه دهند.تصميم‌گيري در مسايل بسيارپيچيده سازمانهاي امروزي،تنهااز طريق به كارگيريDSSهاامكان‌پذيراست.به عنوان مثال بهترين تركيب درتوليديك كالاويامحاسبه قيمت تمام شده يك كالاكه ازمتغيرهاي مختلف تشكيل مي‌شوند نيازبه مدل‌سازي وتعيين نقش وضريب هريك از متغيرهادرمسئله داردواينكه چه متغيرباچه ضريبي بهترين تركيب راارائه مي‌نمايد.

DSSازطريق به كارگيري مدل درپايگاه مدل(Modle base)ونيزداده‌هاي مورد نيازازطريق پايگاه داده مي‌تواندباكاربرازطريق برنامه رابط(Interface) ارتباط برقرارنموده وبه صورت تعاملي به تحليل مسأله وارائه نتايج بپردازد.

 DSSهامعمولاًبراي مديران رده بالاي سازماني  طراحي مي‌شوند. غالباً DSS براي حل مسائل خاصي به كار مي‌رود كه موردي هستند و نه تكراري و روزمره، بر عكس سيستم‌هاي MRS كه براي نيازهاي  منظم و تكراري به كار مي‌روند، نياز DSS مي‌تواند  نامنظم و غيرمعمول باشد. بنابراين DSS براي حل مسائلي طراحي مي‌شود كه كمتر  ساختاري بوده و در ضمن منحصر به فرد هستند. به همين جهت DSS بايد قابليت انعطاف و  سازگاري داشته باشد تا با تغييراتي كه كاربر با توجه به ضروررتها و شرايط مختلف در  مسأله ايجاد مي‌كند، هماهنگي سيستم حفظ شود. DSS  سيستم اطلاعاتي است تعاملي (Interactive) متكي به يك سري ابزارهاي نرم‌افزاري و سخت افزاري كه با تهيه  و ارائه يك سري اطلاعات، مديران  را در تصميم‌گيري پشتيباني مي‌نمايد. مديران سطوح استراتژيك و تاكتيكي  غالباً با تصميمات پيچيده‌اي مواجه هستند كه تجزيه  و تحليل عوامل موجود در آنها فراتر از قابليتهاي انسان معمولي است. اين نوع  تصميمات مربوط به سيستم‌هاي پشتيباني تصميمات يا DSS مي‌باشند.

با DSS مي‌توان كمبود اطلاعات  را جبران نمود به نحوي كه مديران بتوانند كيفيت تصميمات خود را ارتقاء دهند. براي اين  منظور بايد در DSS از جديدترين نوآوريها در تكنولوژي ( سخت‌افزاري و نرم‌افزاري) مثل  نمودارهاي رنگي، مدلهاي برنامه‌ريزي و پيش‌بيني، زبانهاي پرسشي و حتي هوش مصنوعي استفاده نمود.

در بسياري از موارد DSS فرآيند تصميم‌گيري را تسهيل مي‌كند. مثلاً در انتخاب يك راه‌حل از بين چندين راه‌حل به كمك تصميم‌گيرنده مي‌آيد. برخي DSS ها از توانايي اين را  دارند تا بر اساس معيارهايي كه تصميم‌گيرنده  مدنظر دارد، راه‌حل‌هايي را ارائه نمايند.

ويژگي‌هايDSS

ویژگی های یک DSS خوب به شرح زیر است:

1- DSS در فرآيند تصميم‌گيري به تصميم‌گيرنده از طريق  ارائه راه حل كمك مي‌نمايد.

2- DSS براي تصميمات نيمه ساختاري و ساخت نايافته طراحي مي‌شود.

3- DSS در كليه سطوح به تصميم‌گيران كمك مي‌كند، اما  در سطوح تاكتيكي و استراتژيك كارايي بيشتري دارد.

4- DSS مدل‌هاي همه منظوره، امكانات شبيه‌سازي و ابزارهاي تحليلي ديگري را در اختيار تصميم‌گيرنده قرار مي‌دهد.

5- DSS سيستمي است تعاملي كه بدون كمك كارشناسان مي‌تواند مورد استفاده تصميم‌گيرنده قرارگيرد.

6- DSS به آساني با  نيازهاي اطلاعاتي محيط تصميم‌گيري سازگار مي‌شود.

7- DSS مكانيسم‌هايي ارائه مي‌كند كه سريعاً نيازهاي اطلاعاتي تصميم‌گيرنده را تأمين مي‌كند.

8- DSS قابليت آن را دارد كه با يك پايگاه داده‌اي جامع ارتباط برقراركند.

9- DSS براي يك  برنامه توليدي از پيش طراحي شده قابل استفاده نيست.

10- DSS قابليت انعطاف  كافي دارد تا با سبكهاي مختلف مديريت هماهنگ  شود.

11- DSS ارتباط بين سطوح مختلف تصميم‌گيري را تسهيل مي‌كند. ( مثلاً با  ارائه نمودار از اطلاعات سطح عملياتي، بررسي عمليات را براي مديران ارشد تسهيل مي‌كند).

  امكانات DSS

هر سيستم پشتيباني تصميمات اداري يك سري ابزارهاي پشتيباني است. اين ابزارها را مي‌توان به دو گروه ابزارهاي نرم‌افزاري  و  ابزارهاي سخت‌افزاري طبقه‌بندي نمود. تركيب اين ابزارهاي همه منظوره به مديران كمك مي‌كند تا در زمينه‌هاي كاربردي خاص تصميم‌گيري  نمايند. اينكه تصوركنيم مديران با فشار دادن چند كليد كامپيوتر روي ميز خود مي‌توانند در تصميم‌گيري معجزه نمايند افسانه‌اي، بيش نيست، بلكه در عمل براي پايه‌ريزي و فرآيند تصميم‌گيري هر مديري بايد كارهايي را انجام دهد. براي تهيه اطلاعات جهت پشتيباني يك تصميم خاص، يك مدير ممكن است نياز به طراحي يك صفحه داشته باشد تا بتواند داده‌هاي مورد نظر خود را وارد كامپيوتر نمايد. سپس مدل را شبيه‌سازي و طراحي نمايد، يك  سري پارامتر براي تهيه يك نمودار وارد كند، يك برنامه بنويسد و يا يك سري كارهاي ديگر هم انجام دهد. ابزارهاي نرم‌افزاري DSS براي انجام اين وظايف طراحي شده‌اند.

ابزارهاي نرم‌افزاري DSS

غالب ابزارهاي نرم‌افزاري DSS در يكي  از گروههاي زير قرار  دارند:

1- ابزار تهيه برنامه كاربردي

2- ابزار مديريت داده‌ها

3- مدل سازي

4- روش  تجزيه و تحليل آماري

5- طرح ريزي

6- پرس و جو

7- نمودار

8- ادغام و تركيب اطلاعات

9- قابليت‌هاي خاص DSS

1- ابزار تهيه  برنامه كاربردي

برخي سيستم‌هاي DSS امكاناتي را در اختيار مديران قرار مي‌دهند تا بتوانند برنامه‌هاي كامپيوتري تهيه كنند كه در فرآيند تصميم‌گيري به آنها كمك نمايد. اين برنامه‌ها مي‌توانند به وارد نمودن داده‌ها، پردازش و ذخيره‌سازي داده‌ها و سپس تهيه اطلاعات  خروجي بپردازند.

گاهي برنامه‌هاي كاربردي در محيط DSS فقط براي يكبار و براي يك  تصميم خاص تهيه مي‌شوند و پس از استفاده از رده خارج مي‌شوند. گاهي نيز  اين برنامه با تغييراتي براي تصميم‌گيري در زمان‌هاي بعدي قابل استفاده مي‌باشند.

2- ابزار مديريت داده‌ها

هر DSS روش خاصي براي مديريت پايگاه داده‌ها دارد، يعني مكانيسم‌هاي نرم‌افزاري براي ذخيره سازي، نگهداري و بازيابي  داده‌ها منحصر به فرد مي‌باشد. لذا DSS بايد اين قابليت را داشته باشد كه هماهنگي و سازگاري لازم را بين پايگاه داده‌هاي DSS و  ابزارهاي نرم‌افزاري DSS فراهم نمايد. برنامه‌هاي كاربردي DSS نوعاً برنامه‌هاي دائمي نيستند، لذا براي هر برنامه كاربردي يك پايگاه  داده‌ها تهيه مي‌شود.

داده‌هاي يك برنامه DSS از سه منبع فراهم مي‌شود:

الف. داده‌هاي موجود در پايگاه داده‌هاي DSS.

ب. وارد نمودن داده‌هاي جديد به پايگاه داده‌هاي DSS.

ج. فايل‌ها و پايگاه داده‌هاي كامپيوتري و جامع در سازمان.

سيستم مديريت داده‌هاي DSS اين قابليت را ارائه مي‌كند كه بتوان داده‌هايي  از فايل‌ها و پايگاه  داده‌هاي موجود استخراج نمود اين داده‌ها از انواع قالب‌ها به شكل و قالب داده‌هاي موجود در پايگاه داده‌هاي DSS تبديل مي‌شوند.

3- مدل سازي

سيستم‌هاي DSS اين امكان  را در اختيار مديران  قرار مي‌دهد كه با استفاده از روشهاي رياضي مدل سازي، ابعاد عملياتي يك  سيستم  را در محيط و زبان كامپيوتر پياده نمايد. براي اين منظور انواع ابزارهاي مدل سازي وجود دارد تا كاربران بتوانند انواع مختلف سيستم‌ها را مدل سازي نمايند.

4- روش تجزيه و تحليل آماري

در روش تجزيه و تحليل آماري، مديران داده‌ها مورد بررسي قرار داده، با استفاده از آمار ( ميانگين، ميانه، انحراف معيار و غيره) و  روشهاي تجزيه و  تحليل ( مانند  تحليل رگرسيون، تجزيه و تحليل ريسك، تجزيه و تحليل روند و غيره) در برنامه‌هاي كاربردي خود تصميم‌گيري مي‌كنند. مثلاً مدير فروش با استفاده از نرم‌افزار  DSS به محاسبه انحراف معيار فروش هفتگي هر يك از فروشندگان خود مي‌پردازند تا مشخص شود فروش كدام فروشنده از فروش هفتگي معمول وي تفاوت قابل توجهي دارد.

5- طرح‌ريزي

مديران سطوح تاكتيكي و استراتژيك  همواره تصميماتي مي‌گيرند كه مديران براي اتخاذ چنين تصميماتي متكي به قابليت‌هاي طرح‌ريزي در محيط DSS مي‌باشند.

ابزارهايي كه براي طرح‌ريزي وجود دارد و با نرم‌افزارهاي  DSS پشتيباني مي‌شوند عبارتند از مدل‌هاي پيش‌بيني، تجزيه و تحليل what- if و ارزيابي هدف مثلاً مديران با استفاده از نرم‌افزار مديريت پروژه  مي‌توانند به پيش‌بيني شرايط كار براي پروژه‌هاي پيچيده پرداخته و نيز يك پروژه را طرح‌ريزي و زمان‌بندي نمايند.

يكي ديگر از امكانات  DSS قابليت what- if مي‌باشد كه مديران با كمك آن  مي‌توانند تصميمات مختلف را بررسي و تحليل نمايند.

مهم‌ترين گام در فرآيند طرح‌ريزي آن است كه يك يا چند هدف را  براي خود مشخص  نماييم. هنگام استفاده از نرم‌افزار ارزيابي هدف در DSS مدير بايد بررسي نمايد كه متغيرهاي خاص چقدر بايد تغيير‌كنند تا هدف مورد نظر تحقق يابد.

6- پرس و جو

مديران با كمك نرم‌افزار DSS مي‌توانند با سئوالاتي كه شبيه جملات فارسي ( يا انگليسي) است پرس و جوهاي مستقيم on- line از پايگاه داده‌هاي DSS به عمل آورند.

7- نمودار

استفاده از نرم‌افزارهاي نموداري روز به روز بيشتر مي‌شود. با نرم‌افزار نموداري DSS مديران  مي‌توانند براي داده‌هاي موجود در پايگاه داده‌هاي DSS نمودارهاي مختلفي چون نمودار ميله‌اي، نمودار دايره‌اي  و نمودار خطي تهيه كنند.

8- ادغام و تركيب اطلاعات

امكان تركيب داده‌هاي منابع مختلف به صورت دستي براي مديران بسيار وقتگير بوده است، در حالي كه اين امر يكي از فعاليتهاي عادي مديران مي‌باشد. يكي از كاربردهاي اين نرم‌افزار، ادغام اطلاعات بودجه پروژه‌هاي مختلف يك شركت و تهيه يك بودجه جامع مي‌باشد

9- قابليت‌هاي خاص DSS

نرم‌افزار DSS بدين جهت ايجاد شده است كه محيط‌هاي مختلف تصميم‌گيري را در مورد حمايت قرار دهد. مثلاً يكي از بسته‌هاي نرم‌افزاري DSS مخصوص كساني است كه با تجزيه و تحليل‌هاي مالي سر و كار دارند. سيستم‌هاي پشتيباني تصميمات مالي به كاربران اين توانايي را مي‌دهد كه بتوانند صورت مالي تهيه كنند، در صورت وجود صورتهاي مالي در سيستم، مديران مي‌توانند نسبتهاي مالي را تهيه نموده و به تجزيه و تحليل شرطي (what-if) و ارزيابي هدف بپردازند.

امكانات سخت‌افزاري DSS

تمام ابزارهاي I/O (Input / Output) را كه توسط آنها مي‌توان از سيستم استفاده نمود ( ايستگاه كاري، ترمينال‌ها، چاپگر، پلاتر و غيره) مي‌توان يك ابزار سخت‌افزاري براي DSS در نظر گرفت.

ساختار DSS

داده‌هاي كاربرديTPSوMRSدرسازمان،به علاوه داده‌هايي كه ازمنابع خارجي تأمين مي‌شودو داده‌هاي مربوط به مدلها(DSS modle data)براي برنامه‌هايDSSبه عنوان داده‌هاي ورودي مي‌باشند.

ممكن استDSSداده‌هاي مربوط به مدل‌هاي خودرا ذخيره نمايدتادرصورت نيازآنهاراتغييردهدوهمچنين DSS ممكن است داده‌هايي راكه مربوط به موارديا مطالعات خاص مي‌باشند،ذخيره نمايد.پس ازآن مدل‌هايي ايجادياتنظيم مي‌شود،وداده‌هادرآن قرار مي‌گيرندحاصل يانتيجه برنامه‌هايDSSبه صورت متن، گزارشات ساختاري يانمودارارائه مي‌شود.

ساختار يك DSS كاربردي

  سيستم تصميم‌گيري گروهي (GDSS) Group  Decision  Support   System

عبارت است از يك سيستم كامپيوتر پايه كه گروههاي كاري را كه به كار خاصي اشتغال دارند يا داراي هدف مشتركي مي‌باشند، حمايت كرده و ابزار كار گروهي را براي آنها فراهم مي‌كند. نرم‌افزار مورد استفاده در اين سيستم‌ها group ware مي‌باشد. در رابطه با GDSS فرض بر اين است كه ارتباطات پيشرفته امكان اتخاذ تصميمات معتبر را فراهم مي‌سازد. با تمركز بحث روي مسأله در وقت صرفه‌جويي شده و امكان بررسي راه‌حل‌هاي مختلف فراهم مي‌شود. بررسي راه‌حل‌هاي مختلف نيز احتمال رسيدن به راه‌حل بهتر را ميسر مي‌سازد.

گروههاي كاري ممكن است در يك زمان با يكديگر ملاقات و مذاكره داشته باشند (مذاكره هم زمان) و يا در زمانهاي متفاوت ( مذاكره غير همزمان) كه در اين رابطه مي‌توان به پست الكترونيك (e.mail) اشاره نمود.

نكته اصلي در مفهوم DSS اين است كه از كامپيوتر براي پشتيباني از يك مدير خاص جهت اتخاذ يك تصميم مشخص در حل يك مسأله خاص استفاده مي‌شود اما در GDSS نكته اصلي در ارتباطاتي است كه امكان كار گروهي را در يك واحد خاص، براي حل مسأله فراهم مي‌سازد

سيستم هوش مصنوعي(Systematically)

سيستم‌هاي هوش مصنوعي تشكيل شده است از افراد، دستورالعمل، سخت‌افزار، نرم‌افزار، داده‌ها و دانش استفاده از سيستم‌هاي كامپيوتري و ماشين‌هايي كه ويژگي‌هاي هوشمند بودن را دارا مي‌باشند.

محققين، دانشمندان و متخصصيني كه با نحوة تفكر انسان آشنا هستند گرد هم مي‌آيندو اين سيستم‌ها را طراحي مي‌كنند. هدف از طراحي سيستم‌هاي هوش مصنوعي يا AI (Artificial Intelligence) اين نيست كه در تصميم‌گيري كاملاً جانشين انسان شود، بلكه هدف اجراي يك سري وظايف تكراري است كه دقيقاً مشخص و تعريف شده‌اند و در واقع هدف نهايي مانند استفاده از ديگر سيستم‌هاي اطلاعاتي در سازمان كمك در جهت رسيدن به اهداف آن مي‌باشد.

موضوع هوش مصنوعي نه فقط سيستم‌هاي مصنوعي، بلكه نوع انسان و بسياري از موجودات زنده است كه به جمع‌آوري، مديريت، ذخيره سازي و انتقال اطلاعات مي‌پردازند، و حتي تحت تأثير اين اطلاعات مي‌باشند مثلاً ممكن است با يك خبري خوشحال و با خبر ديگري غمگين شوند و با رسيدن به اطلاعات خاصي، رفتار خاصي از خود بروز مي‌دهند.

اگر هوش مصنوعي را مطالعة نحوه جمع‌آوري، پردازش، نگهداري، كاربرد و ...... اطلاعات در موجودات هوشمند و ماشين‌ها بدانيم، بديهي است كه اين علم با علوم ديگر نظير روانشناسي، فلسفه، منطق، زبان و ...... تداخل و همپوشاني خواهد داشت.

اما آنچه كه در هوش مصنوعي جديد مي‌باشد تحولي است كه كامپيوتر براي بررسي مسائل به وجود آورده است. قبلاً روانشناسان و متخصصان مغز و اعصاب مي‌توانستند فقط بر اساس سيستم‌هاي پردازش اطلاعات موجود مطالعه  و اظهار نظركنند، و فلاسفه فقط به طور انتزاعي مي‌توانستند در مورد نحوة  كار زبان و مغز تئوري‌پردازي كنند. اما اكنون مي‌توانند فراتر از اين رفته و  سيستم‌هاي جديدي طراحي كنند تا مفاهيم تئوري‌هاي خود را نشان داده و حقايق مورد نظر خود را توجيه نمايند. اين امر با امكاناتي است كه كامپيوتر براي جمع‌آوري، نگهداري، مديريت و كاربرد اطلاعات فراهم نموده است.

تفاوت هوش طبيعي و هوش مصنوعي

از دهه 1950 كه اصطلاح هوش مصنوعي تعريف گرديد، كارشناسان در مورد تفاوت بين هوش مصنوعي و هوش طبيعي به توافق نرسيده‌اند. از جمله سئوالات مطرح در اين زمينه اين است كه آيا بين حيات كربني ( حيات انسان و حيوان) و حيات سيليكان (تراشه كامپيوتري) از نظر رفتاري تفاوتي وجود دارد. البته تفاوتهاي قابل توجهي وجود دارد، اما تعداد اين تفاوتها در حال كاهش است. يكي از نكاتي كه در تحقيقات مربوط به هوش مصنوعي صورت مي‌گيرد اين است كه تلاش مي‌شود تا مشخص گردد انسانها چگونه مي‌انديشند و استدلال مي‌كنند. برخي بر اين باورند كه توانايي خلق ماشين‌هايي كه بتوانند استدلال نمايند فقط هنگامي امكان‌پذير است كه فرآيند واقعي انجام كارهاي خود را درك كنيم. جدول زير تفاوتهاي هوش طبيعي و مصنوعي را نشان مي‌دهد:

ويژگي‌ها                                                      هوش طبيعي (انسان)     هوش مصنوعي (ماشين)

قابليت بدست آوردن مقدار زيادي اطلاعات خارجي                     بالا                          پايين

قابليت استفاده از انواع‌گيرنده (چشم، گوش، بويايي، چشايي)           بالا                           پايين

قابليت خلاق بودن و تصور                                              بالا                           پايين

قابليت يادگيري از تجربه                                                بالا                           پايين

قابليت فراموشي                                                          بالا                           پايين

قابليت انجام محاسبات پيچيده                                           پايين                         بالا

قابليت تطبيق                                                            بالا                           پايين

قابليت استفاده از انواع منابع اطلاعاتي                                   بالا                           پايين

قابليت تأمين هزينه كسب هوش                                        بالا                           پايين

قدرت انتقال اطلاعات                                                   پايين                         بالا

شاخه‌هاي هوش مصنوعي

هوش مصنوعي زمينه گسترده‌اي است كه اجزاء متعددي دارد، مانند سيستم خبره، ربات، سيستم‌هاي تصويري، سيستم پردازش زبان طبيعي، سيستم‌هاي يادگيرنده و شبكه‌هاي عصبي. بسياري از زمينه‌ها با يكديگر مرتبط مي‌باشند و لذا هرگونه پيشرفتي در يك زمينه موجب تحول ساير زمينه‌ها مي‌شود.

سيستم خبره يا هوشمند (Expert System)

با توسعه تحقيقات هوش مصنوعي كه هدف آن مشابه‌سازي ويژگي‌هاي انسان از طريق سيستم‌هاي كامپيوتر مي‌باشد، سيستم‌هاي خبره به عنوان سيستم‌هايي كه بتوانند به جاي انسان در فرآيند تصميم‌گيري به انتخاب بپردازند در اواخر دهه 90 مطرح گرديد.

هدف اصلي اين سيستم‌ها جايگزيني ويژگي‌هاي انسان خبره با نرم‌افزارهاي هوشمند به طوريكه بتوانند با طرح مسأله از سوي كاربر، آن را تحليل و با استفاده از بخش دانش پايه خود بهترين راه حل را انتخاب نمايند. اين سيستم‌ها با به كارگيري دانش و تجارب كارشناسان و افراد خبره قادرند در يك زمينه محدود به تصميم‌گيري بپردازند. سيستم‌هاي خبره در زمينه‌هاي مختلف در سيستم‌هاي پيچيده فني مانند رآكتورهاي اتمي، نيروگاهها، مراكز توزيع نيرو و صنايع پتروشيمي به كار گرفته مي‌شوند. در سازمان‌هاي تجاري، بانكها، شركت‌هاي سرمايه‌گذاري و اعتباري از اين سيستم‌ها جهت اخذ تصميمات استفاده مي‌شود.

اجزاء سيستم خبره

سيستم خبره متشكل از نرم‌افزارهايي هستند كه اطلاعات و دانش را ذخيره و مانند انسان نتيجه‌گيري و استنباط مي‌كند. اجزاء تشكيل‌ دهنده سيستم خبره عبارتند از پايگاه دانش (Knowledge base) ابزار استنتاج (Interface engine)، ابزار تشريح و تفسير (facility Explanation)، ابزار استفاده از پايگاه دانش Knowledge  base  acquisition (facility ، وسيله ارتباطي كاربر (user interface).

اين موارد كه در شكل نشان داده شده است بايد با يكديگر كاركنند تا تخصص و راهنمايي لازم را در فرآيند تصميم‌گيري ارائه نمايند.

اجزاء يك سيستم خبره

- پايگاه دانش

در پايگاه دانش انواع داده‌ها، اطلاعات، قواعد، حالتهاي مختلف و روابط مورد استفاده سيستم خبره نگهداري مي‌شود. بديهي است براي هر كاربرد خاصي بايد پايگاه دانش مخصوص آن تهيه شود. پايگاه دانش مي‌تواند حاوي معلومات عمومي از نظريه‌هايي باشد كه به مرور ارائه شده‌اند و دانش خاصي كه از تجربيات جديد و قواعد سر انگشتي حاصل مي‌شود.

- سيستم با ابزار استنتاج

هدف كلي سيستم يا ابزار استنتاج بررسي اطلاعات قواعد و روابط موجود در پايگاه دانش و سپس ارائه پاسخ يا پيش‌بيني و ارائه پيشنهادات مي‌باشد، به عبارت ديگر سيستم و ابزار استنتاج آن بخشي از سيستم است كه توصيه‌هاي كارشناسي ارائه مي‌كند.

ابزار تشريح

يك بخش مهمي از سيستم خبره ابزار تعريف و تشريح آن است كه با كمك آن كاربر يا تصميم‌گيرنده مي‌فهمد سيستم خبره چگونه به نتايج خاصي رسيده است.

سيستم خبره با استفاده از ابزار تشريح مي‌تواند به تمام حقايق و قواعد به كار رفته براي نتيجه‌گيري اشاره نمايد.

ابزار استفاده از پايگاه دانش

يكي از كارهاي دشوار در تهيه سيستم خبره فرآيند ايجاد پايگاه دانش و نيز به هنگام نمودن آن مي‌باشد.

امروزه نرم‌افزارهاي تخصصي وجود دارند كه كاربران و تصميم‌گيرندگان مي‌توانند با كمك پايگاه دانش دلخواه خود را ايجاد نموده و در صورت لزوم آن را تغيير دهند. اين كار با كمك ابزار استفاده از پايگاه دانش انجام مي‌شود. هدف نهايي اين ابزار ارائه امكانات كارآمد و آسان براي تهيه و نگهداري تمام اجزاء پايگاه دانش مي‌باشد، ابزار مذكور داراي يك سري منوهاي ساده است كه كاربر يا تصميم‌گيرنده مي‌تواند از آنها استفاده نمايد.

وسيله ارتباطي كاربر

براي طراحي، اجرا و انجام تغييرات و استفاده از سيستم‌هاي خبره از نرم‌افزار  تخصصي رابط براي كاربر استفاده مي‌شود. هدف كلي اين رابط تسهيل تهيه و استفاده از سيستم خبره براي كاربر مي‌باشد. زماني براي ايجاد  و اجراي غالب سيستم‌هاي خبره از يك كارشناس ورزيدة كامپيوتري استفاده مي‌شد، اما امروزه تصميم‌گيرندگان با كمك اين رابط مي‌توانند به تهيه و استفاده از سيستم‌هاي خبرة خاص خود بپردازند.

سيستم تصويري (Vision System)

زمينه ديگر هوش مصنوعي سيستم‌هاي تصويري مي‌باشد كه از نرم‌افزار و سخت‌افزار تشكيل شده است كه كامپيوتر با كمك آنها به جمع‌آوري، نگهداري و مديريت عكس‌ها و تصاوير ديداري مي‌پردازد.

پردازش زبان طبيعي

با كمك پردازش زبان طبيعي كامپيوتر مي‌تواند عبارات و دستوراتي را كه با زبان طبيعي ( مثلاً زبان انگليسي) ارائه مي‌شود درك نمايد و نسبت به آنها عكس‌العمل نشان دهد. با سيستم  زبان طبيعي مي‌توان از طريق ميكروفوني كه به كامپيوتر متصل مي‌شود، صحبت نمود تا كامپيوتر علائم صوتي را به فايل متن يا دستوراتي برنامه‌اي تبديل نمايد.

سيستم‌هاي يادگيرنده ( Learning  System)

بخش ديگري از هوش مصنوعي، سيستم‌هاي يادگيرنده هستند كه تركيبي از نرم‌افزار و سخت‌افزار و كامپيوتر مي‌باشند با كمك آنها وظايف خود را تغيير مي‌دهند و يا بر اساس بازخوري كه دريافت مي‌كنند به شرايط مختلف عكس‌العمل نشان مي‌دهند.

مثلاً برخي بازيهاي كامپيوتري قدرت يادگيري دارند. بدين ترتيب كه اگر كامپيوتر درر يك بازي برنده نشود، به خاطر مي‌آورد كه در شرايط خاصي نبايد آن حركت مشخص را انجام دهد.

شبكه‌هاي عصبي (Neural   Network)

يكي از جنبه‌هاي هوش مصنوعي كه اهميت آن رو به افزايش مي‌باشد، شبكه‌هاي عصبي مي‌باشد. شبكه عصبي سيستمي كامپيوتري است كه مي‌توانند مانند مغز انسان عمل كند يا وظايف آن را شبيه‌‌سازي نمايد. در اين سيستم‌ها مانند ساختار مغز انسان از انبوه پردازش‌هاي موازي استفاده مي‌شود. به علاوه  با كمك نرم‌افزار شبكه عصبي مي‌توان با استفاده از كامپيوترهاي استاندارد، يك شبكه عصبي را شبيه‌سازي نمود. برخي از ويژگي‌هاي خاص شبكه‌هاي عصبي عبارتند از:

1- قابليت بازيابي اطلاعات.

2- اصلاح سريع دادههاي ذخيره شده با توجه به اطلاعات جديد.

3- قابليت كشف روابط و روندها در پايگاههاي بزرگ داده‌اي.

4- قابليت حل مسائل پيچيده‌اي كه براي حل آنها اطلاعات كافي وجود ندارد.

سيستم‌هاي مكانيزه اداري (OAS)

سيستم مكانيزه اداري يا OAS يكي از انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي مي‌باشد كه مكاتبات اداري را به صورت كتبي، شفاهي يا ويديويي ايجاد نموده، پس از ذخيره‌سازي، اصلاح و نمايش، آنها را انتقال مي‌دهند.

غالب امور دفتري به شكل اسناد، ارتباطات تلفني و ارسال نامه انجام مي‌شود كه با كندي كار، هزينه زياد و مشكلات در تهيه كپي از نامه و بايگاني به صورت دستي همراه است. بيشتر كاري كه در انجام اين عمليات انجام مي‌شود امور روزمره و تكراري است لذا قابليت آن را دارد كه مكانيزه شود. اما برخي امور مانند فعاليتهاي شخصي و روابط پيچيده اجتماعي روزمره و تكراري نيستند. لذا مكانيزه نمودن امور دفتري بايد تركيبي از ابزارهاي علمي- فني باشد كه فعاليتهاي عادي سازمان را پشتيباني نمايد نه آنكه وظايف ديگري را جايگزين آنها نمايد.

لازمه مكانيزه نمودن امور اداري استفاده از كامپيوتر، ابزارهاي اداري و فناوري  مخابراتي در مديريت منابع اطلاعاتي سازمان است.

سيستم‌هاي پشتيباني مديران ارشد اجرايي (ESS)

سيستم‌هاي ESS سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند كه نيازهاي اطلاعاتي مديران ارشد اجرايي را تأمين مي‌كنند. ESS بالاترين سطح را  از نظر تركيب داده‌ها دارا مي‌باشد. سيستم‌هاي ESS جديدترين سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند. و تا اكنون نسبت به پنج نوع سيستم ديگر كمترين مقبوليت را داشته‌اند. يك دليل  اين امر آن است كه غالب مديران اجرايي قبل از آنكه استفاده از سيستم‌هاي كامپيوتري گسترش يابد، كار خود را شروع كرده‌اند و لذا سيستم‌هاي اطلاعاتي را در دانشگاه مطالعه نكرده‌اند، در نتيجه تمايلي براي استفاده از آنها ندارند.

ويژگي‌هاي ESS

1- مهمترين ويژگي ESS آن است كه استفاده از آن آسان مي‌باشد، به همين جهت تقريباً هميشه به صورت نمودار يا تصوير هستند.

2- ESS  اطلاعات كلي و جامع ارائه مي‌كند.

3- در صورت لزوم جزئيات اطلاعات نيز ارائه مي‌شود.

4- مديران معمولاً مايل هستند تا اطلاعات را در شرايط مختلف بررسي‌كنند و بايد مصالح بسياري را براي سازمان در نظر داشته باشند، لذا يك ESS كارآمد بايد منابع مختلف داده‌ها را با يكديگر هماهنگ كنند.

5- به موقع بودن اطلاعات. اين ويژگي بسيار حياتي و ضروري است و  مديران اجرايي نوعاً بايد به شرايطي كه دائماً در حال تحول است، به سرعت پاسخ گويند، لذا اطلاعاتي كه حتي مربوط به هفته گذشته مي‌باشد معمولاً براي مديران اجرايي مفيد نمي‌باشد.

6- ESS ها براي مديران ارشد طراحي مي‌شوند و نشان دهنده هدف كلي سيستم‌هاي اطلاعاتي هستند.

7- پشتيباني از داده‌هاي خارجي. معمولاً داده‌هاي مورد نياز براي تصميمات مديران ارشد بيشتر خارجي هستند، مانند اطلاعات مربوط به رقبا، انواع اطلاعات تجاري يا اقتصادي.

8- اثر  بخشي  در شرايطي كه ميزان عدم اطمينان بالا مي‌باشد. در غالب تصميمات مديران ارشد ميزان عدم اطمينان  بالا مي‌باشد در اين شرايط  مديران مي‌توانند با استفاده از مدل‌سازي و ديگر شيوه‌هاي موجود در ESS ميزان ريسك يك تصميم را ارزيابي نمايند.

9- در تصميمات مديران ارشد اجرايي نگاه رو به آينده است، به اين معنا كه تأثير تصميمات مربوط به سالها يا دهه‌هاي آينده مي‌باشد.

قابليت‌هاي ESS

مسئوليت مديران ارشد ايجاب مي‌كند كه سيستم‌هاي ESS از يك سري قابليتهاي خاص برخوردار باشند كه در اينجا به آنها اشاره مي‌شود:

1- ارائه ديدگاه جامع از سازمان. يكي از نقش‌هاي كليدي مديران ارشد داشتن ديدگاه جامع از تمام سازمان مي‌باشد.

2- پشتيباني از برنامه‌ريزي استراتژيك

3- پشتيباني از سازماندهي و تأمين نيروي انساني در بلند مدت.

4- پشتيباني از كنترل استراتژيك. بخش ديگري از تصميمات مديران ارشد به كنترل استراتژيك معطوف مي‌شود كه مستلزم نظارت و مديريت عمليات كلي سازمان است يك سيستم ESS كارآمد مي‌تواند به مديران ارشد كمك كند تا ضمن كنترل بر ابعاد مختلف سازمان از منابع موجود به بهترين نحو بهره‌برداري‌كنند.

5- حمايت از مديريت در شرايط بحراني. حتي با برنامه‌ريزي دقيق استراتژيك هم ممكن است بحران بروز نمايد. حوادث غيرمترقبه  مانند سيل و  بروز اختلاف در سيستم‌ها مي‌تواند بخش عمده سازمان را با بحران روبرو نمايد. مديريت اين بحران‌ها نيز از وظايف مديريت ارشد مي‌باشد. در بسياري از موارد طرح‌هاي اضطراري استراتژيك  را مي‌توان با كمك ESS جايگزين نمود تا سازمان بتواند بر بحران‌ها فائق آيد.

سيستم اطلاعات مديريت

سيستم حسابداري

سيستم‌هاي حسابداري هميشه نقش مهمي در  سازمانها داشته‌اند. البته امروزه اطلاعات حسابداري با كامپيوتر پردازش مي‌شوند و سوابق مربوط روي رسانه‌هاي مغناطيسي ذخيره مي‌شود.  شكل 4-4 يك سيستم اطلاعات حسابداري را نشان مي‌دهد.

  
شكل 4-4 سيستم اطلاعات حسابداري

همانگونه  كه در شكل فوق ملاحظه مي‌كنيد حسابهاي فرعي كه سيستم جامع حسابداري را تشكيل مي‌دهد عبارتند از:

- دفتر كل

- حسابهاي دريافتني

- حساب سفارشات

- حساب دارايي‌هاي ثابت و استهلاكات

- حساب حقوق و دستمزد

- حساب موجودي كالا

- حساب خريد

ذيلاً به شرح هر يك از اين بخش‌هاي فرعي مي‌پردازيم.

 دفتركل- دفتر معين- دفتر روزنامه

دفتر كل مبناي سيستم اطلاعاتي است كه وظيفه حسابداري و امور  مالي را بر عهده دارد و حاوي گردش حسابهايي است كه براي تهيه ترازنامه، صورتحساب سود و زيان و گزارشات ديگر لازم است.

وقتي يك سري حساب ويژگي‌هاي مشتركي داشته باشند آنها را در يك دفترخاصي تحت عنوان دفتر معين نگهداري مي‌كنند. هر دفتر معين داراي يك حساب خلاصه در دفتر كل است كه حساب كنترلي مي‌باشد. جمع مانده حسابهاي دفتر معين بايد با مانده حساب كنترلي مربوطه برابر باشد.

دفتر روزنامه، ليست عمليات را بر اساس  زمان وقوع نگه مي‌دارد كه به حسابهاي مربوطه در دفتر معين و دفتر كل منتقل مي‌شود. از طريق دفتر روزنامه مي‌توان ثبت عمليات شركت را بر اساس وقوع آنها كنترل نمود. لذا اگر يك  رويدادي حذف  شود يا اشتباه عمل شود، از طريق دفتر روزنامه قابل پيگيري است.

سيستم حسابهاي دريافتني

حسابهاي دريافتني ناشي از فروش كالا و يا خدمات به طور نسيه مي‌باشند و ميزان طلب شركت را از بدهكاران شركت نشان مي‌دهد.

از طريق حسابهاي دريافتني، صورتحساب يا فاكتورهاي فروش مورد بررسي قرار مي‌گيرد، سابقه فروش هر مشتري پيگيري مي‌شود و حساب مشترياني كه بدهي معوق دارند مشخص مي‌شود.

از سيستم حسابهاي دريافتني براي تهيه صورتحساب مشتري، تهيه انواع گزارشات، ار سال نامه براي بدهكاران  و بر چسب‌هاي پستي استفاده مي‌شود. انواع گزارشات مديريتي نيز بر اساس كدهاي مختلف تهيه مي‌شود.

سيستم حساب هاي پرداختني

به طوركلي بدهي‌هايي كه بيشتر متداول هستند در بخش حسابهاي پرداختني نگهداري مي‌شوند. اين حساب مانند حسابهاي دريافتني مي‌باشد با اين تفاوت كه  رابطه بدهكار- بستانكار معكوس مي‌باشد.

در حسابهاي پرداختني مي‌توان اطلاعات مربوط به خريدهاي انجام شده از فروشندگان مختلف را وارد نمود، فاكتورها را براي صدور فاكتور جديد تغيير داد و يا اصلاح كرد. صورتحساب فروشندگان مختلف را با دفتر كل تطبيق داده، براي پرداختهاي صورتحساب فروشندگان برنامه‌ريزي نموده، بر تحقيقات و موعد پرداخت صورتحسابها  نظارت كرد. و در صورت لزوم براي شركتهاي مختلف دفاتر جداگانه نگهداري كرد. اين برنامه مي‌تواند گزارشات متعددي نيز توليد نمايد.

سيستم  سفارشات

با اين برنامه مي‌توان سفارشات مشتريان را پيگيري نمود و آن را به گونه‌اي طراحي كرد تا در زمان دريافت سفارش موجودي را به طور بهنگام نشان داده، در ضمن به منظور بهينه‌سازي روشهاي جمع‌آوري و بسته‌بندي، نقطه تجديد سفارش كالا و پيش‌بيني نيازها، محاسبات لازم را انجام دهد.

فعاليت سيستم سفارشات هنگامي شروع مي‌شود كه از طرف مشتري يك سفارش دريافت شود. در غالب اين برنامه‌ها، اعتبار مشتري به صورت بهنگام كنترل شده، ميزان موجودي كالا  بررسي مي‌شود و زمان دريافت سفارش ثبت مي‌گردد. در ضمن در اين برنامه‌ها سفارشات فعلي، دائمي، آتي، سفارشات معوق، سفارشاتي كه به دليل عدم  تأييد اعتبار مشتري متوقف شده‌اند نيز پيگيري مي‌شود. هماهنگي دريافت  سفارشات با حسابهاي دريافتني موجب مي‌شود كه پس از دريافت سفارش اطلاعات مربوطه  براي تهيه صورتحساب در فرصت بعدي ذخيره شود. در ضمن دريافت سفارش مي‌تواند چارچوبي باشد براي تهيه بارنامه، اعلام وصول سفارشات مشتري، فهرست بسته‌بندي و  غيره. همچنين با اين سيستم مي‌توان وضعيت سفارشات را  بررسي كرده، با كمك آن مي‌توان قيمت‌ها را  به آساني  به هنگام نموده، از وضعيت هر سفارش، ليست قيمتها و ....... گزارشات مورد نظر را تهيه كرد.

سيستم انبار (موجودي كالا)

به لحاظ ميزان سرمايه‌گذاري و حساسيت موجودي كالا در مقابل اختلاس و سوء استفاده و نيز گزارشات نادرست، سيستم كنترل انبار يكي از مهمترين امتيازاتي است كه هر مؤسسه‌اي مي‌تواند داشته باشد.  در اين سيستم مي‌توان ريز اقلام صادره  و اقلامي را كه از يك  انبار به انبار ديگر منتقل مي‌شود، دقيقاً بررسي كرد.

انباردار  با بررسي وضعيت موجودي مي‌داند چه موجودي دارد، اين موجودي در كجا قرار دارد و هزينه آن چقدر است. در اين سيستم  مي‌توان از روشهاي مختلف هزينه‌يابي مانند ميانگين موزون، اولين صادره از اولين وارده يا FiFo ( First- in , First- out) و يا اولين صادره از آخرين وارده يا LiFo (Last – in , First out) استفاده كرد.

موجودي انبار هر چندگاه يكبار شمارش  شده و  با مقادير مندرج در سوابق و دفاتر  مقايسه گرديده، مغايرتهاي موجود اعلام مي‌شود تا  بررسي‌هاي لازم صورت پذيرد. از جمله گزارشاتي كه تهيه مي‌شود گزارشي است از ميزان  موجودي فعلي با اطلاعاتي از شماره كالا، شرح و محل قرارگرفتن كالا. در تجزيه و تحليل ABC ( طبقه‌بندي اقلام  بر مبناي استفاده سالانه و ارزش آنها) اقلام موجودي به چند دسته تقسيم مي‌شوند، A براي كالاهايي كه بيشترين سود را دارند، B براي اقلامي كه داراي سود متوسط مي‌باشند و C براي كالاهايي كه كمترين سود را دارند.

اکانت شما رایگان است ، در صورت تمایل برای دسترسی به ادامه این محتوا و عضویت در باشگاه مشتریان اکانت خود را ویژه نمایید . برای ارتقا اکانت کلیک کنید