گامهای موثر در ارتباطات:

برقراری ارتباط موثر با کارمندان یکی از حیاتی ترین و کلیدی ترین مهارتهای مدیریت است که کمتر مدیری به آن توجه جدی دارد. اغلب مدیران فقط هنگامی که مشکلی پیش می آید به سراغ کارمندان و یا مدیرانشان می روند. متاسفانه این مدل ارتباط که در بسیاری از سازمانها مرسوم است، اعتماد را در میان آنان از بین می برد.

یکی از توصیه های جدی من به تمامی مدیران این است که ارتباط خود را با کارمندان و مدیران ارشد در همه حال حفظ کنند ودر کنار آنان باشند. و برای موفقیت در برقراری ارتباط موثر با کارمندان آموزش های لازم را ببینند

در ادامه هفت گام اساسی برقراری ارتباط موثر با کارمندان را آورده ایم که برای راهنمایی برای مدیران در این زمینه باشد.

هفت گام اساسی برقراری ارتباط موثر با کارمندان

1. صریح و صادق باشید.

گوشه و کنایه زدن و با طعنه صحبت کردن جز ایجاد ابهام در ذهن شنونده کاری از پیش نمی برد. از طرفی باعث رنجش آنان نیز می شود. از آنجایی که آنها دقیقا منظور و هدف شما را در این مورد دریافت نمی کنند لذا ده ها تفسیر دیگر به زعم خودشان در ذهنشان می سازند. این موضوع باعث جدایی و دوری آنان از شما خواهد شد.

2. از دیدگاه دیگران به موضوعات نگاه کنید.

دیدن موقعیتها از دیدگاه دیگران یک تکنیک بی نظیر است که من اغلب از آن استفاده می کنم. با این روش شما خیلی راحت تر و سریعتر احساسات و منظور افراد را دریافت می کنید. با بکار بردن این تکنیک موفقیت شما در برقراری ارتباط موثر با کارمندان ، مدیران و همکاران قطعا گامی اساسی برداشته اید.

3. شور و شوق خود را نشان دهید.

بسیاری از مدیران اشتیاق خود را پنهان می کنند و تصور می کنند این کار غلط است. باید گفت نه تنها اینکار غلط نیست بلکه شور و هیجان را نیز به دیگران منتقل و سطح هیجان را در آنان افزایش می دهد. از طرفی باعث بالا رفتن انرژی  و پذیرش آنان خواهد شد.

با شور واشتیاق صحبت کردن در واقع بیان صادقانه ی عقایدی است که عمیقا بدان باور دارید. شور واشتیاق مسری است همانطور که نداشتن آن مسری است.

4. خیلی بلند صحبت نکنید.

صدای بلند در نزد دیگران به طور معمول به عنوان نشانه ای از خشم و عصبانیت شناخته می شود. خوب می دانید که شما نمی توانید با عصبانیت در دیگران نفوذ کنید. عصبانیت راه نفوذ عقاید شما در دیگران را می بندد. قدرت منطق از هر چیزی بالاتر است.

5.چیزهایی که باعث آزار می شوند را بر زبان نیاورید.

شما باید به طور پیوسته در حال ساختن پل های ارتباطی باشید. با گفتن چیزهای نا مربوط و آزار دهنده در واقع به طور پیوسته در حال ساختن دشمن برای خود هستید. مدیری که دوستان زیادی دارد از مدیری که دشمنان زیادی دارد چندین سال نوری جلوتر است.

هدفتان ساختن باشد حتی اگر طرف مقابل شما هدف دیگری دارد. توجه جدی به برقراری ارتباط موثر با کارمندان ، مدیران و همکاران می تواند شما را در رسیدن به هدف اصلی سازمان کمک های شایانی بکند.

6. کارها را بیش از حد بزرگ جلوه ندهید.

بزرگ جلوه دادن کارها نه تنها شما را بزرگ نمی کند بلکه از شما تصویر فردی غلو کننده در اذهان می سازد. بعد از آن کارهای بزرگ شما را هم نادیده می گیرند. هر آنچه واقعیت است را ببینید و بگویید تا تاثیر کارهایتان چند برابر شود.

7. به آنچه افرادتان می گویند به دقت گوش کنید.

گوش دادن فعالانه و موثر یکی از ارکان اصلی برقراری ارتباط موثر با کارمندان ، مدیران و همکاران شما در محیط کار است. و البته باید بگویم یکی از الزامات اصلی مدیریت است.
اغلب وقتی گوش می کنید، متوجه می شوید بسیاری از مشکلات در حال حل شدن است. با گوش دادن اطلاعات بسیاری به دست خواهید آورد که در تصمیم گیری ها به شما کمک های زیادی خواهد کرد. با گوش دادن به افراد درک و شناخت بسیاری از شخصیت و رفتار آنان به دست خواهید آورد که به شما در آینده کمک های شایانی خواهد کرد.

کارگاه حرفه ای آموزش مهارت ارتباطی مدیر می تواند پیشنهاد خوبی برای تقویت مهارت ارتباطی برداشتن گام های موثر در برقراری ارتباط با کارمندان شما باشد.

یکی از ویژگی‌های انسان سالم و موفق، مهارت و توانایی برقراری ارتباط مؤثر و سازنده با دیگران است. آیا شما این ویژگی را دارید؟ کسب این مهارت مهم و ضروری در زندگی اجتماعی خیلی مشکل نیست. فقط باید بخواهید و تمرین کنید. در این نوشتار ما به هفت گام اساسی برای یادگیری این مهارت اشاره می‌کنیم.

گام اول: گوش دادن

درحالی‌که به نظر می‌رسد گوش دادن به دیگران بسیار ساده است، اما اگر شنونده فن گوش دادن را نتواند به‌درستی به کار ببندد ارتباط دچار مشکل می‌شود. گوش دادن فقط شنیدن کلامی که طرف مقابل به زبان می‌آورد نیست، بلکه شامل برخی موارد به شرح زیر است:

اینکه گوینده کیست؟

– دیدگاه او نسبت به مسئله مطرح‌شده چیست؟

– چه مسائلی او را نگران می‌کند، احساساتش چگونه است و چه انتظاری از ما دارد؟

علاوه به این‌ها یک شنونده موفق به‌خوبی می‌تواند هماهنگی لازم بین ارتباط کلامی و غیرکلامی برقرار نماید، قادر است به کلیه ژست‌ها و حالات بدنی گوینده توجه کند و خود نیز به هنگام گوش دادن از ژست‌ها و حالات بدنی مناسب جهت تائید و اعلام درک طرف مقابل استفاده کند. او هیچ‌گاه با خمیازه کشیدن و یا با نگاه کردن به‌سرعت و به اطراف، نگاه خود را از گوینده نمی‌گیرد و دائماً” درصدد است تا با تماس چشمی مناسب این موضوع را به گوینده منتقل نماید که علاقه‌مند است به حرف‌های او گوش دهد.

به خاطر داشته باشید تا زمانی که شما به‌جای تمرکز و دقت در سخنان دیگران به افکار درونی خود گوش می‌دهید، قادر نخواهید بود شنونده خوبی باشید.

گام دوم: صریح و صادق بودن

صراحت و صادق بودن فرایندی است که در ارتباطات انسانی به شکل نامحسوس اما بسیار مؤثر نقش بازی می‌کند. تأکید می‌شود این فرآیند قابل‌دیدن یا شنیدن نیست. بلکه دو طرف درگیر ارتباط، آن را  حس می‌کنند.

اگر ارتباطی فاقد صراحت و صداقت باشد، بدون شک، یا قطع خواهد شد و یا به شکل مخدوش، مبهم و ناسالم ادامه می‌یابد. اگر نتوانیم یا نخواهیم منظور خود را با صراحت بیان نماییم طرف مقابل به‌اشتباه می‌افتد و به حدس و گمان متوسل می‌شود و از واقعیت دور می‌گردد. به خاطر داشته باشیم ابهام و عدم صداقت در ارتباطات انسانی سرمنشأ بسیاری از مسائل و مشکلات در ارتباطات فردی است.

گام سوم: همدلی و همدردی

اغلب ما زمانی که با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنیم همواره افکار، آرزوها، تمایلات، نگرانی‌ها و ترس‌های خود را آشکار می‌سازیم.  بدین‌جهت نیاز داریم که دیگران اولاً” درک درستی از ما داشته باشند و ثانیاً” با ما درزمینهٔ نگرانی‌ها، ترس‌ها و مشکلاتمان همدلی و همدردی کنند. همدردی تلاشی است برای درک و فهم دنیای ذهنی طرف مقابل. برای همدلی باید بتوانیم خود را جای دیگران بگذاریم و از دریچه چشم آن‌ها نگاه و احساس کنیم. در همدلی شما می‌توانید سخن طرف مقابل را تکرار کنید تا بداند که شما منظور او را دریافته‌اید. مثال: دوستتان به شما می‌گوید: هم‌اتاقی‌ام اعصاب من را خردکرده است به‌هیچ‌وجه نمی‌توانم او را تحمل‌کنم، با استفاده از طرز رفتار همدلانه می‌توانید به او بگویید: (مثل‌اینکه از دست او خیلی عصبانی هستی، این‌طور نیست؟)

به خاطر داشته باشید که در برخورد همدلانه مجبور نیستید در جهت موفقیت با طرف مقابل خود حرف بزنید. به‌جای آن با تکرار صحبت او احساساتش را تصدیق کنید. در ضمن لازم نیست در مقابل حرف‌های طرف مقابل قضاوت و نتیجه‌گیری کنید. نکته قابل‌ذکر اینکه میان همدلی و همدردی تفاوت وجود دارد، در همدردی شنونده سعی می‌کند با احساسات و عواطف گوینده همنوایی داشته باشد. بدین معنی که خوشحال شدن به خوشحالی او و متأسف شدن به ناراحتی او منجر می‌شود ولی همان‌طور که اشاره شد در همدلی، شما الزاماً” درصدد تائید و موافقت با طرف مقابل خود نمی‌باشید.

همدلی و همدردی هر دو در تداوم ارتباط نقش بازی می‌کنند، با این تفاوت که در همدلی نقش منطق قوی‌تر از احساس است و شنونده با همدلی به‌خوبی به حرف‌های گوینده گوش می‌دهد تا بتواند برای حل مسئله به او کمک کند، ولی در همدردی صرفاً” با تخلیه هیجانات و عواطف منفی به او کمک می‌کند.

گام چهارم: حفظ آرامش و احترام به‌طرف مقابل

ما اغلب در ارتباطات خود با دیگران درصدد ارزیابی آن‌ها برمی‌آییم و گاه فکر می‌کنیم یا باید نظرات و احساسات آن‌ها را رد کنیم و یا به‌نوعی (مستقیم و غیرمستقیم) نظرات و احساسات خودمان را به آن‌ها تحمیل نماییم. ارتباطاتی که بر پایه این روش شکل می‌گیرد  غالباً” تداوم نمی‌یابد و هر دو طرف درگیر در ارتباط را دچار مشکل می‌سازد. همان‌طور که قبلاً” نیز اشاره شد، ما بدین دلیل با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنیم تا از طریق آن به حل مسائل و مشکلات، رفع تضادها و تعارضات، ردوبدل کردن اطلاعات، درک بهتر خود و رفع نیازهای اجتماعی دست‌یابیم، در روابطی که ((ارزیابی دیگران)) عنصر اصلی آن می‌باشد نه‌تنها اهداف مذکور تحقق نمی‌یابد، بلکه آرامش لازم در ارتباطات انسانی نیز از بین می‌رود. باید به خاطر داشته باشیم همه ما می‌خواهیم دیگران با نظرات ما موافقت  کنند و یا حداقل به افکار و احساسات ما احترام بگذارند و آن‌ها را تائید کنند، زیر عقاید و نظرات ما برای خودمان کاملاً” اهمیت ندارند، اگر در ارتباط با دیگران این تصور پیش آید که به نظرات آن‌ها احترام نمی‌گذاریم، ارتباط روند مناسب و هدفمند خود را طی نمی‌نماید. در نظر گرفتن این نکته که اغلب مردم مانند ما فکر نمی‌کنند، احساس نمی‌کنند و به روش خود به دنیا نگاه می‌کنند بسیار اساسی است.

گام پنجم: مخالفت نمودن به شیوه مناسب

اگر بتوانیم بپذیریم که دیگران مانند ما نیستند آن‌وقت می‌توانیم به شیوه مناسب با نظرات و عقاید آن‌ها که به نظر ما صحیح نیستند مخالفت کنیم. به‌عبارت‌دیگر بدون بحث‌وجدل مخرب که غالباً” همراه با بلند کردن صدا، دادوفریاد، خشم و غضب است می‌توانیم به نتیجه مناسب دست‌یابیم. یکی از مناسب‌ترین شیوه‌ها برای مخالفت کردن با نظرات و عقاید دیگران روش خلع سلاح است. در این روش، فرد در سخنان طرف مقابل حقیقتی را پیدا می‌کند (حتی اگر با مجموعه سخنان او موافق نیست) و سپس در مقام موافقت و تائید آن حرف می‌زند.. این روش برطرف مقابل تأثیر آرام‌بخش عجیبی می‌گذارد.

ممکن است روش خلع سلاح را نپذیرد ولی جدل، بی‌فایده و همیشه بی‌سرانجام است، با این شیوه درواقع شما پیروز از بحث خارج می‌شوید و طرف مقابل نیز احساس پیروزی می‌کند و با آمادگی بیشتری به حرف‌های شما گوش می‌دهد.

مثال: همکلاسی شما می‌گوید: اصلاً” حرف‌های تو را قبول ندارم! پاسخ شما: بله حق با توست، ما همیشه نباید دربست و به‌صورت صد درصد حرف‌های دیگران را نپذیریم.

باید به خاطر داشت که لحن پاسخ شما نیز مهم است. اگر پاسخ تحقیرآمیز باشد این روش اثر مطلوب را نخواهد داشت.

گام ششم: خودشناسی و افزایش آگاهی

شناسایی دنیای ذهنی دیگران، همدلی و همدردی کردن با آن‌ها و یا به نتیجه رسیدن بحث‌های ما با دیگران نیازمند خودشناسی و تلاشی برای افزایش اطلاعات و آگاهی‌های خود جهت شناسایی دیگران و محیط زندگی است. آگاهی از نقاط قوت و ضعف، ترس‌ها، امیال،‌ آرزوها و نیازهای خود و پذیرش صادقانه آن‌ها، کمک می‌کند ویژگی‌های و خصوصیات دیگران را واقع‌بینانه‌تر ببینیم و آن‌ها را بپذیریم.

در خودشناسی پاسخ دادن به سؤالاتی نظیر پرسش‌های زیر کمک‌کننده است:

–دوست دارم دوستان و افرادی که با آن‌ها ارتباط نزدیک دارم چه ویژگی‌هایی داشته باشند؟

–آیا می‌توانم رابطه صمیمانه و بدون قید و شرط را با دیگران برقرار نمایم؟

–از درگیر شدن در یک رابطه دوستانه چقدر لذت می‌برم؟

–میزان تعهد من در ارتباطات اجتماعی چقدر است؟

–در مواقع ضروری چقدر می‌توانم به دوستانم کمک کنم؟

–آیا در دوستی و ارتباط با دیگران پیش‌قدم می‌شوم؟

–زمانی که مسئله یا  مشکلی در ارتباط با دیگران پیدا می‌کنم چگونه عمل می‌کنم؟

–آیا انتظارات من از دیگران واقع‌بینانه است؟

باید به خاطر داشت خودشناسی و افزایش آگاهی مستلزم صرف وقت، صبوری و تلاشی در جهت تغییر ویژگی‌های منفی خود است. علاوه بر عوامل فوق کمک گرفتن از افراد متخصص نظیر روانشناسان و مشاوران نیز ضروری است.

گام هفتم: شناسایی افکار تحریف‌شده

اکثر ما در ارتباط با دیگران در چارچوب افکار خود و احساسات از پیش تعیین‌شده و کلیشه‌ای خود رفتار می‌کنیم. در بسیاری از این افکار، تصویر صحیحی از واقعیت‌ها موجود نمی‌باشد. بدین معنی که ما در فرآیند پردازش اطلاعاتی که نسبت به دیگران داریم دستخوش خطای شناختی می‌شویم. برای روشن‌تر شدن مطلب مثالی بیان می‌کنیم:

آیا تاکنون برای شما پیش‌آمده است که سایه یک شیء مثل یک‌تکه چوب باریک و بلند یا ریسمانی را روی دیوار به شکل مار ببینید؟ مطمئناً” همه ما در طول زندگی بارها تجربیاتی ازاین‌دست داشته‌ایم به این قبیل تجربیات در علم روانشناسی احساس و ادراک، ((خطای حسی)) گفته می‌شود.

سیستم شناختی ما نیز بعضاً” دچار خطا و تحریف می‌شود. این خطاها را روانشناسان شناختی ((تحریف شناختی یا خطای شناختی)) می‌نامند. تحریف‌های شناختی مثل آینه و یا دوربینی هستند که اشکال را به همان‌گونه که هستند بازنمایی نمی‌کنند، بلکه شکل‌های عجیب‌وغریب و نادرستی را نشان می‌دهند.

تحریف‌های شناختی در ارتباطات انسانی مشکلات فراوانی ایجاد می‌کنند، لذا باید آن‌ها را شناخت و در جهت تصحیح آن‌ها گام برداشت. در اینجا به برخی از مهم‌ترین تحریف‌های شناختی همراه با مثال اشاره می‌کنیم.

مثال: یکی از همکلاسی‌ها را در دانشکده می‌بینید و سلام می‌کنید، اما او جواب سلام شمارا نمی‌دهد و بی‌تفاوت از کنار شما می‌گذرد.

در این حادثه: ذهنی که دچار تحریف و خطای شناختی است، امکان دارد به یکی از شیوه‌های زیر این رفتار را تعبیر و تفسیر نماید.

–او چقدر خودخواه و مغرور شده است (پیش‌داوری)

–حتماً” من کاری کرده‌ام (شخصی‌سازی)

–همیشه دیگران را نادیده می‌گیرد (تعمیم مبالغه‌آمیز)

–رابطه‌ام را باید با او قطع کنم (نتیجه‌گیری و یا تصمیم‌گیری شتاب‌زده)

همان‌طور که می‌بینید، هرکدام از شیوه‌های مذکور به‌نوعی منجر به قطع یا مخدوش شدن ارتباط ما با دیگران می‌شود، درحالی‌که شاید مسئله اساسی، عدم توان ما در پردازش اطلاعات صحیح و مبتنی بر واقعیت باشد، که باعث به وجود آمدن این مسئله شده است. باید به خاطر داشت زیربنای تحریف‌های شناختی باورهای غیرمنطقی است. برای شناسایی این دسته باورها و مبارزه با تحریف‌های شناختی علاوه بر آگاهی، کمک گرفتن از افراد متخصص نظیر روانشناسان بسیار کمک‌کننده است. سعی می‌کنیم این گام‌ها را به خاطر بسپاریم، آن‌ها را به کاربندیم تا بتوانیم روابط اجتماعی مؤثر و مستحکم‌تری با دیگران برقرار کنیم.