اقدامات موثر در ارتباطات
گامهای موثر در ارتباطات:
برقراری ارتباط موثر با کارمندان یکی از حیاتی ترین و کلیدی ترین مهارتهای مدیریت است که کمتر مدیری به آن توجه جدی دارد. اغلب مدیران فقط هنگامی که مشکلی پیش می آید به سراغ کارمندان و یا مدیرانشان می روند. متاسفانه این مدل ارتباط که در بسیاری از سازمانها مرسوم است، اعتماد را در میان آنان از بین می برد.
یکی از توصیه های جدی من به تمامی مدیران این است که ارتباط خود را با کارمندان و مدیران ارشد در همه حال حفظ کنند ودر کنار آنان باشند. و برای موفقیت در برقراری ارتباط موثر با کارمندان آموزش های لازم را ببینند
در ادامه هفت گام اساسی برقراری ارتباط موثر با کارمندان را آورده ایم که برای راهنمایی برای مدیران در این زمینه باشد.
هفت گام اساسی برقراری ارتباط موثر با کارمندان
- صریح و صادق باشید.
گوشه و کنایه زدن و با طعنه صحبت کردن جز ایجاد ابهام در ذهن شنونده کاری از پیش نمی برد. از طرفی باعث رنجش آنان نیز می شود. از آنجایی که آنها دقیقا منظور و هدف شما را در این مورد دریافت نمی کنند لذا ده ها تفسیر دیگر به زعم خودشان در ذهنشان می سازند. این موضوع باعث جدایی و دوری آنان از شما خواهد شد.
- از دیدگاه دیگران به موضوعات نگاه کنید.
دیدن موقعیتها از دیدگاه دیگران یک تکنیک بی نظیر است که من اغلب از آن استفاده می کنم. با این روش شما خیلی راحت تر و سریعتر احساسات و منظور افراد را دریافت می کنید. با بکار بردن این تکنیک موفقیت شما در برقراری ارتباط موثر با کارمندان ، مدیران و همکاران قطعا گامی اساسی برداشته اید.
- شور و شوق خود را نشان دهید.
بسیاری از مدیران اشتیاق خود را پنهان می کنند و تصور می کنند این کار غلط است. باید گفت نه تنها اینکار غلط نیست بلکه شور و هیجان را نیز به دیگران منتقل و سطح هیجان را در آنان افزایش می دهد. از طرفی باعث بالا رفتن انرژی و پذیرش آنان خواهد شد.
با شور واشتیاق صحبت کردن در واقع بیان صادقانه ی عقایدی است که عمیقا بدان باور دارید. شور واشتیاق مسری است همانطور که نداشتن آن مسری است.
- خیلی بلند صحبت نکنید.
صدای بلند در نزد دیگران به طور معمول به عنوان نشانه ای از خشم و عصبانیت شناخته می شود. خوب می دانید که شما نمی توانید با عصبانیت در دیگران نفوذ کنید. عصبانیت راه نفوذ عقاید شما در دیگران را می بندد. قدرت منطق از هر چیزی بالاتر است.
۵٫چیزهایی که باعث آزار می شوند را بر زبان نیاورید.
شما باید به طور پیوسته در حال ساختن پل های ارتباطی باشید. با گفتن چیزهای نا مربوط و آزار دهنده در واقع به طور پیوسته در حال ساختن دشمن برای خود هستید. مدیری که دوستان زیادی دارد از مدیری که دشمنان زیادی دارد چندین سال نوری جلوتر است.
هدفتان ساختن باشد حتی اگر طرف مقابل شما هدف دیگری دارد. توجه جدی به برقراری ارتباط موثر با کارمندان ، مدیران و همکاران می تواند شما را در رسیدن به هدف اصلی سازمان کمک های شایانی بکند.
- کارها را بیش از حد بزرگ جلوه ندهید.
بزرگ جلوه دادن کارها نه تنها شما را بزرگ نمی کند بلکه از شما تصویر فردی غلو کننده در اذهان می سازد. بعد از آن کارهای بزرگ شما را هم نادیده می گیرند. هر آنچه واقعیت است را ببینید و بگویید تا تاثیر کارهایتان چند برابر شود.
- به آنچه افرادتان می گویند به دقت گوش کنید.
گوش دادن فعالانه و موثر یکی از ارکان اصلی برقراری ارتباط موثر با کارمندان ، مدیران و همکاران شما در محیط کار است. و البته باید بگویم یکی از الزامات اصلی مدیریت است.
اغلب وقتی گوش می کنید، متوجه می شوید بسیاری از مشکلات در حال حل شدن است. با گوش دادن اطلاعات بسیاری به دست خواهید آورد که در تصمیم گیری ها به شما کمک های زیادی خواهد کرد. با گوش دادن به افراد درک و شناخت بسیاری از شخصیت و رفتار آنان به دست خواهید آورد که به شما در آینده کمک های شایانی خواهد کرد.
کارگاه حرفه ای آموزش مهارت ارتباطی مدیر می تواند پیشنهاد خوبی برای تقویت مهارت ارتباطی برداشتن گام های موثر در برقراری ارتباط با کارمندان شما باشد.
یكي از ویژگی‌های انسان سالم و موفق، مهارت و توانايي برقراری ارتباط مؤثر و سازنده با ديگران است. آيا شما اين ويژگي را داريد؟ كسب اين مهارت مهم و ضروري در زندگي اجتماعي خيلي مشكل نيست. فقط بايد بخواهيد و تمرين كنيد. در اين نوشتار ما به هفت گام اساسي براي يادگيري اين مهارت اشاره می‌کنیم.
گام اول: گوش دادن
درحالی‌که به نظر مي‌رسد گوش دادن به ديگران بسيار ساده است، اما اگر شنونده فن گوش دادن را نتواند به‌درستی به کار ببندد ارتباط دچار مشكل می‌شود. گوش دادن فقط شنيدن كلامي كه طرف مقابل به زبان می‌آورد نيست، بلكه شامل برخي موارد به شرح زير است:
اينكه گوينده كيست؟
– ديدگاه او نسبت به مسئله مطرح‌شده چيست؟
– چه مسائلي او را نگران می‌کند، احساساتش چگونه است و چه انتظاري از ما دارد؟
علاوه به این‌ها يك شنونده موفق به‌خوبی می‌تواند هماهنگي لازم بين ارتباط كلامي و غيركلامي برقرار نمايد، قادر است به كليه ژست‌ها و حالات بدني گوينده توجه كند و خود نيز به هنگام گوش دادن از ژست‌ها و حالات بدني مناسب جهت تائید و اعلام درك طرف مقابل استفاده كند. او هیچ‌گاه با خميازه كشيدن و يا با نگاه كردن به‌سرعت و به اطراف، نگاه خود را از گوينده نمی‌گیرد و دائماً” درصدد است تا با تماس چشمي مناسب اين موضوع را به گوينده منتقل نمايد كه علاقه‌مند است به حرف‌های او گوش دهد.
به خاطر داشته باشيد تا زماني كه شما به‌جای تمركز و دقت در سخنان ديگران به افكار دروني خود گوش می‌دهید، قادر نخواهيد بود شنونده خوبي باشيد.
گام دوم: صريح و صادق بودن
صراحت و صادق بودن فرايندي است كه در ارتباطات انساني به شكل نامحسوس اما بسيار مؤثر نقش بازي می‌کند. تأکید می‌شود اين فرآيند قابل‌دیدن يا شنیدن نیست. بلكه دو طرف درگير ارتباط، آن را حس می‌کنند.
اگر ارتباطي فاقد صراحت و صداقت باشد، بدون شك، يا قطع خواهد شد و يا به شكل مخدوش، مبهم و ناسالم ادامه می‌یابد. اگر نتوانيم يا نخواهيم منظور خود را با صراحت بيان نماييم طرف مقابل به‌اشتباه می‌افتد و به حدس و گمان متوسل می‌شود و از واقعيت دور می‌گردد. به خاطر داشته باشيم ابهام و عدم صداقت در ارتباطات انساني سرمنشأ بسياري از مسائل و مشكلات در ارتباطات فردي است.
گام سوم: همدلي و همدردي
اغلب ما زماني كه با يكديگر ارتباط برقرار می‌کنیم همواره افكار، آرزوها، تمايلات، نگرانی‌ها و ترس‌های خود را آشكار می‌سازیم. بدین‌جهت نياز داريم كه ديگران اولاً” درك درستي از ما داشته باشند و ثانیاً” با ما درزمینهٔ نگرانی‌ها، ترس‌ها و مشكلاتمان همدلي و همدردي كنند. همدردي تلاشي است براي درك و فهم دنیای ذهني طرف مقابل. براي همدلي بايد بتوانيم خود را جاي ديگران بگذاريم و از دريچه چشم آنها نگاه و احساس كنيم. در همدلي شما می‌توانید سخن طرف مقابل را تكرار كنيد تا بداند كه شما منظور او را دریافته‌اید. مثال: دوستتان به شما می‌گوید: هم‌اتاقی‌ام اعصاب من را خردکرده است به‌هیچ‌وجه نمی‌توانم او را تحمل‌کنم، با استفاده از طرز رفتار همدلانه می‌توانید به او بگوييد: (مثل‌اینکه از دست او خيلي عصباني هستي، این‌طور نيست؟)
به خاطر داشته باشيد كه در برخورد همدلانه مجبور نيستيد در جهت موفقيت با طرف مقابل خود حرف بزنيد. به‌جای آن با تکرار صحبت او احساساتش را تصديق كنيد. در ضمن لازم نيست در مقابل حرف‌های طرف مقابل قضاوت و نتیجه‌گیری كنيد. نكته قابل‌ذکر اينكه ميان همدلي و همدردي تفاوت وجود دارد، در همدردي شنونده سعي می‌کند با احساسات و عواطف گوينده همنوايي داشته باشد. بدين معني كه خوشحال شدن به خوشحالي او و متأسف شدن به ناراحتي او منجر می‌شود ولي همانطور كه اشاره شد در همدلي، شما الزاماً” درصدد تائید و موافقت با طرف مقابل خود نمی‌باشید.
همدلي و همدردي هر دو در تداوم ارتباط نقش بازي می‌کنند، با اين تفاوت كه در همدلي نقش منطق قوي‌تر از احساس است و شنونده با همدلي به‌خوبی به حرف‌های گوينده گوش می‌دهد تا بتواند براي حل مسئله به او كمك كند، ولي در همدردي صرفاً” با تخليه هيجانات و عواطف منفي به او كمك می‌کند.
گام چهارم: حفظ آرامش و احترام به‌طرف مقابل
ما اغلب در ارتباطات خود با ديگران درصدد ارزيابي آنها برمی‌آییم و گاه فكر می‌کنیم يا بايد نظرات و احساسات آنها را رد كنيم و يا به‌نوعی (مستقيم و غيرمستقيم) نظرات و احساسات خودمان را به آنها تحميل نماييم. ارتباطاتي كه بر پايه اين روش شكل می‌گیرد غالباً” تداوم نمی‌یابد و هر دو طرف درگير در ارتباط را دچار مشكل می‌سازد. همانطور كه قبلاً” نيز اشاره شد، ما بدين دليل با يكديگر ارتباط برقرار می‌کنیم تا از طريق آن به حل مسائل و مشكلات، رفع تضادها و تعارضات، ردوبدل كردن اطلاعات، درك بهتر خود و رفع نيازهاي اجتماعي دست‌یابیم، در روابطي كه ((ارزيابي ديگران)) عنصر اصلي آن می‌باشد نه‌تنها اهداف مذكور تحقق نمی‌یابد، بلكه آرامش لازم در ارتباطات انساني نيز از بين می‌رود. بايد به خاطر داشته باشيم همه ما مي‌خواهيم ديگران با نظرات ما موافقت كنند و يا حداقل به افكار و احساسات ما احترام بگذارند و آنها را تائید كنند، زير عقايد و نظرات ما براي خودمان کاملاً” اهميت ندارند، اگر در ارتباط با ديگران اين تصور پيش آيد كه به نظرات آنها احترام نمی‌گذاریم، ارتباط روند مناسب و هدفمند خود را طي نمی‌نماید. در نظر گرفتن اين نكته كه اغلب مردم مانند ما فكر نمی‌کنند، احساس نمی‌کنند و به روش خود به دنيا نگاه می‌کنند بسيار اساسي است.
گام پنجم: مخالفت نمودن به شيوه مناسب
اگر بتوانيم بپذيريم كه ديگران مانند ما نيستند آن‌وقت می‌توانیم به شيوه مناسب با نظرات و عقايد آنها كه به نظر ما صحيح نيستند مخالفت كنيم. به‌عبارت‌دیگر بدون بحث‌وجدل مخرب كه غالباً” همراه با بلند كردن صدا، دادوفریاد، خشم و غضب است می‌توانیم به نتيجه مناسب دست‌یابیم. يكي از مناسب‌ترين شيوه‌ها براي مخالفت كردن با نظرات و عقايد ديگران روش خلع سلاح است. در اين روش، فرد در سخنان طرف مقابل حقيقتي را پيدا می‌کند (حتي اگر با مجموعه سخنان او موافق نيست) و سپس در مقام موافقت و تائید آن حرف می‌زند.. اين روش برطرف مقابل تأثیر آرام‌بخش عجيبي می‌گذارد.
ممكن است روش خلع سلاح را نپذيرد ولي جدل، بی‌فایده و هميشه بی‌سرانجام است، با اين شيوه درواقع شما پيروز از بحث خارج می‌شوید و طرف مقابل نيز احساس پيروزي می‌کند و با آمادگي بيشتري به حرف‌های شما گوش می‌دهد.
مثال: همكلاسي شما می‌گوید: اصلاً” حرف‌های تو را قبول ندارم! پاسخ شما: بله حق با توست، ما هميشه نبايد دربست و به‌صورت صد درصد حرف‌های ديگران را نپذيريم.
بايد به خاطر داشت كه لحن پاسخ شما نيز مهم است. اگر پاسخ تحقيرآميز باشد اين روش اثر مطلوب را نخواهد داشت.
گام ششم: خودشناسي و افزايش آگاهي
شناسايي دنياي ذهني ديگران، همدلي و همدردي كردن با آنها و يا به نتيجه رسيدن بحث‌های ما با ديگران نيازمند خودشناسی و تلاشي براي افزايش اطلاعات و آگاهی‌های خود جهت شناسايي ديگران و محيط زندگي است. آگاهي از نقاط قوت و ضعف، ترس‌ها، اميال، آرزوها و نيازهاي خود و پذيرش صادقانه آنها، كمك می‌کند ویژگی‌های و خصوصیات ديگران را واقع‌بینانه‌تر ببينيم و آنها را بپذيريم.
در خودشناسي پاسخ دادن به سؤالاتی نظير پرسش‌های زیر کمک‌کننده است:
–دوست دارم دوستان و افرادي كه با آنها ارتباط نزديك دارم چه ویژگی‌هایی داشته باشند؟
–آيا می‌توانم رابطه صميمانه و بدون قيد و شرط را با ديگران برقرار نمايم؟
–از درگير شدن در يك رابطه دوستانه چقدر لذت می‌برم؟
–ميزان تعهد من در ارتباطات اجتماعي چقدر است؟
–در مواقع ضروري چقدر می‌توانم به دوستانم كمك كنم؟
–آيا در دوستي و ارتباط با ديگران پیش‌قدم می‌شوم؟
–زماني كه مسئله يا مشكلي در ارتباط با ديگران پيدا می‌کنم چگونه عمل می‌کنم؟
–آيا انتظارات من از ديگران واقع‌بینانه است؟
بايد به خاطر داشت خودشناسی و افزايش آگاهي مستلزم صرف وقت، صبوري و تلاشي در جهت تغيير ویژگی‌های منفي خود است. علاوه بر عوامل فوق كمك گرفتن از افراد متخصص نظير روانشناسان و مشاوران نيز ضروري است.
گام هفتم: شناسايي افكار تحریف‌شده
اكثر ما در ارتباط با ديگران در چارچوب افكار خود و احساسات از پيش تعیین‌شده و كليشه‌اي خود رفتار می‌کنیم. در بسياري از اين افكار، تصوير صحيحي از واقعیت‌ها موجود نمی‌باشد. بدين معني كه ما در فرآيند پردازش اطلاعاتي كه نسبت به ديگران داريم دستخوش خطاي شناختي می‌شویم. براي روشن‌تر شدن مطلب مثالي بيان می‌کنیم:
آيا تاكنون براي شما پیش‌آمده است كه سايه يك شيء مثل یک‌تکه چوب باريك و بلند يا ريسماني را روي ديوار به شكل مار ببينيد؟ مطمئناً” همه ما در طول زندگي بارها تجربياتي ازاین‌دست داشته‌ايم به اين قبيل تجربيات در علم روانشناسي احساس و ادراك، ((خطاي حسي)) گفته می‌شود.
سيستم شناختي ما نيز بعضاً” دچار خطا و تحريف می‌شود. اين خطاها را روانشناسان شناختي ((تحريف شناختي يا خطاي شناختي)) می‌نامند. تحریف‌های شناختي مثل آينه و يا دوربيني هستند كه اشكال را به همان‌گونه كه هستند بازنمايي نمي‌كنند، بلكه شکل‌های عجیب‌وغریب و نادرستي را نشان می‌دهند.
تحریف‌های شناختي در ارتباطات انساني مشكلات فراواني ايجاد مي‌كنند، لذا بايد آنها را شناخت و در جهت تصحيح آنها گام برداشت. در اينجا به برخي از مهم‌ترین تحریف‌های شناختي همراه با مثال اشاره می‌کنیم.
مثال: يكي از همكلاسي‌ها را در دانشكده مي‌بينيد و سلام می‌کنید، اما او جواب سلام شمارا نمی‌دهد و بی‌تفاوت از كنار شما می‌گذرد.
در اين حادثه: ذهني كه دچار تحريف و خطاي شناختي است، امكان دارد به يكي از شيوه‌هاي زير اين رفتار را تعبير و تفسير نمايد.
–او چقدر خودخواه و مغرور شده است (پیش‌داوری)
–حتماً” من كاري كرده‌ام (شخصی‌سازی)
–هميشه ديگران را ناديده می‌گیرد (تعميم مبالغه‌آمیز)
–رابطه‌ام را بايد با او قطع كنم (نتیجه‌گیری و يا تصمیم‌گیری شتاب‌زده)
همانطور كه می‌بینید، هرکدام از شيوه‌هاي مذكور به‌نوعی منجر به قطع يا مخدوش شدن ارتباط ما با ديگران می‌شود، درحالی‌که شايد مسئله اساسي، عدم توان ما در پردازش اطلاعات صحيح و مبتني بر واقعيت باشد، كه باعث به وجود آمدن اين مسئله شده است. بايد به خاطر داشت زیربنای تحریف‌های شناختي باورهاي غيرمنطقي است. براي شناسايي اين دسته باورها و مبارزه با تحریف‌های شناختي علاوه بر آگاهي، كمك گرفتن از افراد متخصص نظير روانشناسان بسيار کمک‌کننده است. سعي می‌کنیم اين گام‌ها را به خاطر بسپاريم، آنها را به کاربندیم تا بتوانيم روابط اجتماعی مؤثر و مستحکم‌تری با ديگران برقرار كنيم.
دیدگاهتان را بنویسید